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タスク管理の必要性 ~チームで行うタスク管理とは~

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プロジェクトやチームを率いる管理者やマネージャーに多いのが、タスク管理に関する悩みです。

たとえば、「チームメンバーのタスクの進捗状況を把握できず、タスク漏れが頻発する」「プレイングマネージャーとして働いているが、チームメンバーの管理に時間がかかり、自分の抱えている仕事に集中できない」といった悩みはないでしょうか。こうした悩みを解決するには、正しいタスク管理の方法を学ぶ必要があります。タスク管理を正しく取り入れ、チーム全員のタスクを見える化することで、チームのパフォーマンスを最大化することが可能です。

この記事では、チームの業務目標の達成率を高めるのに欠かせない「タスク管理」の必要性について、はじめての方にもわかりやすく解説します。

プロジェクトやチームを率いる管理者やマネージャーの悩み

管理者やマネージャーには、複数のチームメンバーを管理する立場ならではの「チームメンバーの進捗状況がわからない」「チーム内のタスク漏れが多い」といった悩みがないでしょうか。また、プロジェクトやチームを率いながら、自分も現場で業務を行うプレイングマネージャーの場合、チームメンバーがやり残した仕事をついつい自分でかかえてしまうケースも見られます。ここでは、管理者やマネージャーによくある悩みを3つ紹介します。

チームメンバーの進捗状況がわからない

プロジェクトチームを率いる管理者に多いのが、チームメンバーに割り振ったタスクの進捗状況がわからないという悩みです。プロジェクトを成功させるには、プロジェクト全体の管理だけでなく、プロジェクトを構成する小さなタスクを管理していく必要があります。特に重要度の高いタスクや、締め切りが短いタスクの場合、管理者が進捗状況を把握し、適切にフォローしていくことが大切です。しかし、チームメンバーの数が多い場合や、管理者自身が現場で仕事をするプレイングマネージャーの場合、チームメンバー全員の進捗状況を常に把握することは困難です。

タスク漏れが多い

チームメンバー全員の進捗状況がわからなければ、タスクが期限までに間に合わなかったり、タスクに着手するのを忘れてしまったりする「タスク漏れ」が発生します。タスク漏れはチームの業務効率を大きく悪化させます。また、タスク漏れが起きた結果、他のメンバーがそのタスクと関連したタスクに着手できなくなり、連鎖的に業務の遅れが発生する恐れもあります。そのため、プロジェクトを円滑に進めていくうえで、管理者は可能なかぎりタスク漏れを減らすことが大切です。しかし、管理者自身の業務量が多いと、チームメンバーのタスク漏れを全てチェックするのは困難です。

>> タスク漏れの原因とタスク漏れをゼロにする2つの方法

ついつい多くの仕事をかかえてしまう

プレイングマネージャーとして働いている場合、チームのタスクの進捗状況を管理しながら、自分のタスクもこなす必要があります。しかし、チームメンバーのタスクの進捗状況がわからなかったり、重要度の高いタスクに遅れが生じたりした場合、プレイングマネージャー自身にタスクが集中し、業務負担が増えてしまうケースがあります。また、チームメンバーの管理に時間をとられ、自分の仕事に集中できない管理者も少なくありません。
このように、管理者の悩みの多くは「タスク管理」に関係しています。これら3つの課題を解決するには、正しいタスク管理の方法を学び、チームメンバーのタスクを見える化することが大切です。

チームのタスク管理とプロジェクト管理の違い

チームのタスク管理で重要なのが、タスク管理とプロジェクト管理の違いを知っておくことです。タスク管理とは、大きな仕事を小さな仕事に分解し、個々のタスクの優先順位付けを行うことを意味します。それに対し、プロジェクト管理とは、プロジェクト全体の進捗やスケジュールを管理し、プロジェクトを円滑に進めていくことを指します。チームを適切に機能させるためには、プロジェクト管理だけでは不十分であり、プロジェクトの成功には、個々のタスクの積み重ねが影響するため、従来のプロジェクト管理に加えて、管理者がタスク管理も行う必要があります。「タスクの抜け漏れはないか」「業務が止まってしまっているチームメンバーがいないか」「タスクの分量や割り振りは適切か」など、チーム全体のタスクをチェックしていくことが、結果的にプロジェクト全体の成功につながります。

管理者としてやるべきこと

プロジェクトを成功させ、業務目標を達成するためには、管理者がタスクを管理し、全体を把握することが大切です。ここでは、プロジェクトやチームを率いる管理者がやるべきことを3つ紹介します。

タスクの見える化

まずはチームメンバー全員がかかえるタスクを見える化し、管理者も含めた全員がタスク状況を把握できる仕組みをつくりましょう。特にタスクの納期や進捗状況を全員で共有すれば、タスクの抜け漏れを防止し、プロジェクトを計画通りに進められます。また、タスクの手順や作業方法を一枚ずつのカードに記載した「タスクカード」を作成することで、業務の進め方が全員に共有され、業務プロセスの標準化にもつながります。組織力を高め、チームを機能させるための第一歩が、「チームのタスクの見える化」です。

チームメンバー同士がフォローできる仕組みづくり

チーム全員のタスクを見える化することで、お互いの業務量や取り組み状況に応じて、メンバー同士でフォローできるようになります。管理者はチームメンバー1人ひとりのタスクをチェックし、「特定のメンバーの業務量が多すぎないか」「タスクの処理時間が長く、ボトルネックになっていないか」を分析しましょう。チーム全員のタスクを可視化し、お互いがお互いを補える体制をつくることでチームとしての強みを活かし、組織力を高めることができます。

タスクの振り返りを行う

タスクを漏れなく実施できたら終わりではなく、振り返りをすることも重要です。計画よりも作業時間がかかっていたり、遅れてしまったりした原因をチーム内で共有することで、失敗を教訓にし、次はより質の高い計画を立てることができるようになっていきます。そのためには、タスク管理の振り返りのためにタスクの計画や実績を記録していくことも重要です。

業務目標の達成率をアップする方法

業務目標の達成率をアップするには、管理者やマネージャーが率先してタスク管理に取り組むことが大切です。管理者が率先してタスク管理に取り組むことでチームメンバー全員にタスク管理の意識が浸透しやすくなり、チームメンバー全員がその日やるべきタスクを自主的に考え、計画を立てられるようになります。タスク管理は組織活性化の第一歩でもあります。
テレワークを行う企業が増加し、チームメンバーが離れた場所で個々の仕事をしている状況が続くなか、組織力の低下を防ぐための対策が求められています。チームとしての業務効率を高めるため、タスクカードの活用や、コミュニケーションツールの導入など、自社に合った方法でタスク管理を取り入れましょう。

まとめ

管理者やマネージャーには、「チームメンバーの進捗状況がわからない」「チーム内のタスク漏れが多い」「ついつい多くの仕事をかかえてしまう」といった悩みがあります。これら3つの悩みを解決するには、「タスク管理」を正しく取り入れ、チーム全員のタスクを見える化することが大切です。
チーム全員のタスクの進捗状況をすぐにチェックできるようになれば、チームメンバーの業務負担に応じてフォローしたり、タスク漏れを防止したりして、チームのパフォーマンスを底上げできます。しかし、チームの業務目標の達成度を高めるには、正しいタスク管理を実践することが大切です。チームの組織力を高めたい方は、まず「タスク管理」のやり方や導入方法を確認しましょう。
また、タスクをチェックも重要ですが、チームの意識を高めるためにはプロジェクトの目的や背景も共有しましょう。目的や背景を共有することによってチームの意識が変わり、メンバーからの共感を得られることで、タスクを実施する際にも質の高い行動につながります。

>> チームワークを高めるには?チームビルディングには共有・共感・共鳴・共創の4つの「共」が重要

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執筆者情報:

ユニリタ Serccs Board チーム

株式会社ユニリタ ビジネスイノベーション部

チームタスク管理ツール「Serccs Board」のプロモーション担当チームです。
職場におけるチームの知的生産性の向上に注力してきたメンバーが、チームワークに課題をお持ちの方に役立つタスク管理術やツールを活用した解決策を発信していきます。

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