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タスク管理とは?正しく理解して業務効率アップを目指す

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タスク管理とは、業務効率化に欠かせない個々のするべきこと(ToDo)の洗い出しと優先順位付けを行うことです。仕事を作業単位の 小さなタスクに分解し、期限や重要度に応じて分類することで、現場の生産性向上やチームマネジメントの強化を実現できます。業務効率の向上につながる「タスク管理」とは、いったいどんな取り組みを指すのでしょうか。また、タスク管理を実施するうえで注意すべき点はなんでしょうか。

この記事では、タスク管理のやり方や必要性、タスク管理を行うメリットについて、はじめての方にもわかりやすく解説していきます。

タスク管理とは

タスク管理とは、 仕事を作業単位の小さなタスクに細分化し、 タスクの優先順位付けをして、進捗の確認を行うことです。仕事量が多かったり、チーム全体をマネジメントしたりする場合、一度に全てのするべきこと(ToDo)を記憶するのは困難です。タスク管理 を実施し、するべきこと(ToDo)を書き出してリストアップすれば、記憶に頼らず一目で仕事の全体像を俯瞰できます。 するべきことを外部に書き出して期限や優先度を明確にすることで、頭のなかで考えなくても整理できるので 、脳のリソースを節約し、業務のパフォーマンスを高められます。

なお、「タスク管理」と「プロジェクト管理」は意味合いが異なります。「プロジェクト管理」 は、大きな仕事(プロジェクト)の完遂に向けた取り組みで、進捗管理やスケジュール管理、予算や人員の設定などを行います。「タスク管理」は、仕事をなるべく細分化してリストアップし、重複や抜け漏れを防ぐ取り組みです。プロジェクト管理のなかにチームメンバーのタスク管理が盛り込まれていますので、タスクが集まったものがプロジェクトといえます。

タスク管理がなぜ必要か

そもそも、なぜタスク管理が必要なのでしょうか。タスク管理が必要な理由は、「仕事の全体像を俯瞰できる」「チームマネジメントにつながる」の2点です。業務量が多かったり、1人で複数の仕事を抱えていたりすると、どうしてもタスクの抜け漏れや重複が生じます。しかし、タスク管理 を取り入れれば、するべきこと(ToDo)が可視化 されるため、仕事の全体像を把握でき、業務ミスや抜け漏れを防止できます。

また、チームのまとまりを生み出すチームマネジメントを実施するうえでもタスク管理は欠かせません。チームマネジメントでは、チームメンバーが最高のパフォーマンスを発揮できるよう、適切に仕事を割り振る必要があります。また、チームメンバーの状況に応じて、仕事の割り振りを変更する柔軟性も必要です。タスク管理を導入すれば、チームメンバーの「誰が」「どの仕事を」「いつまでに」完了しなければならないかが共有され、仕事の割り振りを最適化できます。業務効率向上やチームマネジメントの最適化を考える企業は、タスク管理の導入を検討しましょう。

タスク管理の課題

タスク管理をはじめてみたものの、思ったような効果が得られないという企業もあります。企業のタスク管理には、大きく分けて3つの課題があります。タスク管理を導入するときは、「タスクをいつでも確認できる仕組みをつくる」「定期的に振り返りと分析を行う」の2点を意識することが大切です。

タスクを把握できておらず、すぐ忘れてしまう

タスク管理の失敗で多いのが、せっかくタスク管理の仕組みを導入したものの、「社員がタスクを把握できていない」「タスクを可視化 したのに、すぐ忘れてしまう」というケースです。こうした課題を解決するには、タスク管理の方法を見直す必要があります。チームメンバー1人ひとりがすぐにタスクを確認でき、期限・進捗状況・重要度などの情報を常日頃から得られるような仕組みを導入すれば、タスクの把握し忘れを防げます。

メンバーに指示したタスクの進捗状況がわからない

チームメンバーにタスクを指示したものの、各メンバーのタスクの進捗状況が不透明で、「誰が」「どの仕事を」「いつまでに」やるのかわからないといったケースもあります。この場合は、チーム全体でタスクを共有する仕組みが不足しているのが原因です。チームのタスク量や進捗状況が可視化され、一目でわかるようなタスク管理の仕組みを導入しましょう。

タスクに遅れが生じ、別のタスクにも影響が出てしまう

タスク管理をしていると、特定のタスクに遅れが生じ、その結果、他のタスクに影響が出てしまう状況がしばしば見られます。どのタスクが全体の進捗のボトルネックになっているかがわかるのも、タスク管理のメリットです。ボトルネックを発見するため、タスクの予実管理を行い、「予定通りにタスクをこなせているか」「どのタスクが遅れているか」を分析しましょう。定期的に振り返りを行い、問題点を発見することで、さらに業務効率を高められます。

タスク管理のメリット

正しい方法でタスク管理を行えば、業務効率を高め、チームのまとまりを強化できます。タスク管理を実践するメリットは次の3点です。

仕事の全体像を把握できるようになる

タスク管理を行うことで、仕事の全体像を把握し、業務効率を高められます。チームメンバー全体のタスクの進捗状況がわかるため、業務負担に合わせて仕事の割り振りを見直したり、進捗のボトルネックとなっているタスクを他のメンバーがフォローしたりすることで、チームマネジメントを強化できます。また、タスク全体を把握し、予実管理を行うことも大切です。チームメンバー1人ひとりの仕事の進め方の課題を発見し、業務効率を大きく改善できます。

着手漏れや遅れをカバーできる

タスク管理を導入し、タスクを一箇所に集約することで、業務の着手漏れや遅れを防止できます。また、タスクを期限・重要度などによって分類すれば、優先順位が高いタスクから着手し、進捗の遅れを防げます。繁忙期などで仕事量が増えてくると、業務の抜け漏れを完全に防止するのは困難です。タスク管理の仕組みを取り入れ、「着手漏れがないか」「進捗は予定通りに進んでいるか」を常に可視化することで業務効率化につながります。

大幅な進捗の遅れを未然に防止できる

もし抜け漏れが生じ、進捗の遅れが生じてしまっても、タスク管理の仕組みがあれば安心です。チームメンバーがいつでも好きなときにタスクの進捗状況を確認できるので、進捗の遅れにすぐ気づくことができ、大幅な時間ロスを未然に防止できます。また、大幅な進捗の遅れが生じる原因として、「メンバーの業務負荷が高すぎる」「業務がメンバーの特性に合っておらず、ボトルネックになっている」といったケースが考えられます。タスク管理の仕組みを導入すれば、メンバーごとのタスクを可視化して業務負荷を分析したり、メンバーの状況に応じて業務の割り振りを見直したりすることで、進捗の遅れを生み出す原因を根本的に解決することが可能です。

チームメンバーが日頃からタスクを確認できる仕組みを作ろう

タスク管理を実践すれば、業務効率化を実現し、チーム全体のまとまりを強化できます。しかし、「タスク管理がうまくいかない」「思うような効果が得られない」など、タスク管理の悩みを抱える企業も少なくありません。タスク管理で大切なのは、タスク全体を可視化し、チームメンバーが常日頃からタスクを確認できるような仕組みをつくることです。また、タスクの予実管理を実施し、定期的に振り返りを行うことで、チーム活動の改善点に気づき、さらに業務効率を高められます。こうしたタスク管理をオンラインで実現できるのが、チームワーク管理ツール「Serccs(サークス)」です。Serccsではカレンダーにカラフルな付箋をペタペタ貼っていく感覚でチーム全体のタスクの可視化が行えます。業務効率化のため、タスク管理に最適なツールを導入し、タスク管理を実践しましょう。

 

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Serccs Board

執筆者情報:

ユニリタ Serccs Board チーム

株式会社ユニリタ ビジネスイノベーション部

チームタスク管理ツール「Serccs Board」のプロモーション担当チームです。
職場におけるチームの知的生産性の向上に注力してきたメンバーが、チームワークに課題をお持ちの方に役立つタスク管理術やツールを活用した解決策を発信していきます。

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