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ハイブリッドワークとは?これからの新しい働き方のスタンダード

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ハイブリッドワークとは、オフィスワークとテレワークを組み合わせ、社員が好きな働き方を柔軟に選べる勤務形態です。新型コロナウイルス感染症や働き方改革をきっかけとして、オフィスワークからテレワークへ切り替える企業が増えています。東京都の報道発表資料によると、2021年8月の都内企業のテレワーク実施率は過去最高を更新し、全体の65.0%でした。[注1]しかし、社員同士のつながりの希薄化や、対面でのディスカッションが行いにくいなど、主にコミュニケーションの面でテレワークに不便を感じる企業も少なくありません。そこで注目を集めているのが、テレワークとオフィスワークのいいとこ取りをした「ハイブリッドワーク」です。この記事では、ハイブリッドワークのメリットや、実施にあたっての注意点を解説します。

ハイブリッドワークとは?

近年、テレワークを導入した企業の多くで、コミュニケーション面の課題が噴出しています。厚生労働省の調査では、テレワークで感じたデメリットとして、45.3%の人が「社内コミュニケーションが減った」と回答しています。また、テレワークの課題として、37.7%の人が「上司・部下・同僚とコミュニケーションがとりにくいこと」を挙げています。[注2]そのため、テレワークを導入しつつも、必要に応じて出社も認める勤務形態が必要だという声が強くなりました。そこで生まれたのが、オフィスワークとテレワークのいいとこ取りをするハイブリッドワークという勤務形態です。ハイブリッドワークなら、従業員が働き方を柔軟に選ぶことができ、業務効率化やワークライフバランスの改善を実現できます。

ハイブリッドワークの4つのメリット

ハイブリッドワークを導入するメリットは4つあります。まずはハイブリッドワークの導入によって自社の課題を解決できるかどうか、そのメリットを確認しましょう。

多様な働き方の実現

社員によって、テレワークが適している人もいれば、対面のオフィスワークで力を発揮できる人もいます。ハイブリッドワークを導入すれば、社員が希望する働き方を選べます。本人の性格・資質・状況に合わせた多様な働き方を実現可能です。

主体性を持って働けるようになる

ハイブリッドワークなら、会社からの押し付けではなく、社員自身が働き方を選べます。これまでとは違い、会社に行くことが仕事ではなくなり、より成果をあげることが必要になるので、オフィスワークのみ、テレワークのみの勤務形態と違って、「どこで」仕事をすれば生産性があがるかを考えるようになり、社員が主体性を持って働くようになります。その結果、社員に当事者意識が生まれ、業務への責任感や積極性が増します。

生産性向上

社員の状況や業務の性質によって働き方を変えることで、生産性向上を実現できます。たとえば、アイデア出しやブレストは対面のオフィスワーク、個人ワークならテレワークと使い分ければ、より業務効率化につながります。

柔軟なオフィススタイルの構築が可能

社員の一部がテレワークで働くようになれば、オフィススペースにゆとりが生まれます。ミーティングスペースやリフレッシュスペースを設置したり、フリーアドレス制を導入したりするなど、以前よりも柔軟なオフィススタイルを構築可能です。そのため、従来の固定されたオフィスでは難しかった社員同士の新たなコミュニケーションが生まれるようになります。

ハイブリッドワークの4つのデメリット

一方、ハイブリッドワークにはデメリットもあります。こうしたデメリットを解消しなければ、ハイブリッドワークの本当の効果を発揮できません。ハイブリッドワークを導入する前に、想定される課題を確認しておきましょう。

気軽なコミュニケーションができない

ハイブリッドワークを導入すれば、社員がオフィスワーカーとテレワーカーの2種類に分かれます。社内が2分化されるため、お互いが今どこで何をしているのかが見えづらく、コミュニケーションに支障をきたす恐れがあります。オフィスワーカーとテレワーカー同士では、気軽な会話や何気ない雑談もしづらくなり、社員同士のつながりが希薄化してしまうリスクがあります。

メンバーの仕事量が見えない

同様に、働く場所が2つに分かれることで、お互いの仕事量が見えづらくなります。チームがオフィスワーカーとテレワーカーに分かれる場合は、チーム内での情報共有や役割分担がうまくいかず、以前よりもチームワークが低下してしまう可能性があります。

情報の伝達、共有に格差が生じる

オフィスワーカーとテレワーカーで情報の格差が生まれるのもハイブリッドワークのデメリットです。代表的な例が、オフィスで行う朝礼やミーティングです。出社しないテレワーカーは朝礼などに参加できないため、どうしても情報伝達の遅れが生じます。オフィスワーク、テレワークの双方に横串を通すような情報共有の仕組みづくりが必要です。

ITが苦手な社員がコミュニケーションツールを使いこなせない

ITが苦手な社員が多い場合、ハイブリッドワークの導入に必要なITツールを使いこなせないリスクもあります。ITツールを導入する際は、誰にでも使えるシンプルなサービスを選びましょう。また、必要に応じて講習会やセミナーを開き、ITツールの操作方法や利用目的を周知徹底することも大切です。

ハイブリッドワークの注意点

ハイブリッドワークはテレワークとオフィスワークのいいとこ取りをした新しい働き方です。しかし、ハイブリッドワークが効果を発揮するためには、ITツールを活用し、ハイブリッドワークのデメリットを解消する必要があります。ハイブリッドワークの導入にあたって注意すべき点を3つ紹介します。

情報格差を無くす

まずはテレワーカー、オフィスワーカーの情報格差を無くすため、必要な情報を全社員に発信するようにしましょう。とくに会社の事業方針にかかわる重要な情報の場合、社内できちんと共有できる場をつくることが大切です。

社内のつながり、相談できる場をつくる

出社が少ない社員でも気軽にコミュニケーションをとれるように、社員同士がオンラインでつながり、相談できる場をつくりましょう。テレワーク、オフィスワークにかかわらず、社員同士が気軽に情報交換や情報収集を行うことで、社内組織の活発化につながります。

情報を集約できるITツールの導入

上記の2点を実現するためには、ITツールの導入が必要です。社員が必要な情報にいつでもアクセスできるよう、情報の集約と共有ができるITツールに一本化しましょう。情報を共有する場所を明確化し、社員がITツールを使いこなせるよう教育体制を整えることも大切です。

Smart×Portalのご紹介

ハイブリッドワークの課題を解決できるITツールが「Smart×Portal」です。「Smart×Portal」には、重要な情報のお知らせ機能、資料などのファイル共有機能、メッセージ機能など、社内コミュニケーションの活性化に必要な機能がワンストップで備わっています。社員同士の気軽なコミュニケーションと、情報を確実に伝えられる業務連絡の使い分けが可能なため、社内のつながりをさまざまな面から強化できます。また、「Smart×Portal」の特長である誰でも使えるシンプルな操作感によって、ITを苦手とする社員でもスムーズに使い慣れることが可能です。

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まとめ:ハイブリッドワークには適切なITツールの活用が必要

オフィスワーク、テレワークのいずれかに偏らない「ハイブリッドワーク」を選ぶ企業が増えています。ハイブリッドワークを導入すれば、生産性を確保しながら、Withコロナ時代に合わせた柔軟な働き方を社員に提供できます。ハイブリッドワークが効果を発揮するためには、ITツールを活用し、「情報格差を無くす」「社内のつながり、相談できる場をつくる」「情報の集約」の3つを実現する必要があります。ハイブリッドワークの導入に向けたIT基盤づくりなら、「Smart×Portal」を導入しましょう。


[注1] 東京都産業労働局:テレワーク実施率調査結果をお知らせします!8月の調査結果
https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2021/09/03/09.html

[注2] 厚生労働省:テレワークを巡る現状について
https://www.mhlw.go.jp/content/11911500/000662173.pdf

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