ビジネスとITのハブとなるIT部門がやるべき4つのステップ 後編 ～あるべき姿～
2023年12月18日に総務省から郵便料金改正のための諮問書[注1]が出されました。
日本の郵便事業は、平成19年（2007年）10月1日に郵政民営化関連法により民営化され、日本郵政公社から日本郵政株式会社に生まれ変わりました。郵便事業が民営化されたとはいえ、封書やハガキなどの郵送物は国民生活における重要な役割を担っているため、その料金や役務などは郵便法にて定められています。今回出された諮問書では2024年秋ごろに、これまで84円だった定形郵便の料金を110円に値上げする案が記載されています。国内における郵便物数は、平成13年（2001年）をピークとして年々減少しており、令和4年度には郵便事業が民営化して初めて赤字となってしまいました。
<出典：郵便法施行規則の一部を改正する省令案及び民間事業者による信書の送達に関する法律施行規則の一部を改正する省令案（諮問書第1244号）[注2]>
この要因として挙げられるのが、インターネットやSNSの普及によるDMや広告の郵送の減少、請求書等のWeb配信化、企業の通信費の削減傾向、郵便を用いた個人間の通信の減少であるとされています。
近年、コロナ禍に起因したリモートワークへの転換や、改正電子帳簿保存法による電子取引書類の保存義務化の後押しを受けて、請求書などの対外的な帳票を中心にデジタル化や電子配信化が大きく広がっています。
例えば、私たちの生活の中でも、携帯電話事業者からの請求書やクレジットカードの明細はデジタル化されてスマートフォンで確認することが当たり前となり、ガスなどの公共料金の請求についてもデジタル化が進んでいます。さらに新年のあいさつをSNSで行う個人・企業も増えたことで年賀状の郵送も減少しており、数年前と比較すると自宅に到着する郵便物が明らかに減っていることを体感している方も多いと思います。
しかし、減少しているとはいえ、すべての郵便物がデジタル化されたわけではなく、高齢者などデジタル化に移行しにくい人や、紙の請求書のみの郵送を希望する企業もおり、完全に郵便がデジタルに取って代わることはなく、郵便が重要な生活インフラであることに変わりはありません。
そんななか、燃料費高騰や、賃金引き上げに伴う集荷運送委託費の増加などの影響もあり、郵便料金値上げは避けられない状況となっていました。
この郵便料の値上げで、普通郵便は84円から110円と約30%の増加となり、平成19年に民営化される前にさかのぼっても、今回が最大規模の値上げ幅となっています。
<出典：郵便法施行規則の一部を改正する省令案及び民間事業者による信書の送達に関する法律施行規則の一部を改正する省令案（諮問書第1244号）[注2]>
請求書のデジタル化が促進されたとはいえ、すべての請求書がWeb配信化されている企業は非常にまれで、いまだに郵送対応も一定数が残っており、Web配信と郵送のハイブリッドな運用をしている企業の方が圧倒的に多いのが実情です。
1,000通/月の請求書を郵送で送っている企業を例とした場合、すべてを普通郵便で発送すると、現在の郵便料金は84,000円/月になります。これが、郵便料金値上げ後では110,000円/月になり、企業の負担は年間で312,000円も増額になってしまうため、請求書を郵便で発送することにおける影響は非常に大きなものとなります。
しかし、ビジネスプロセスとして請求書を廃止することは困難で、郵便料金値上げによるコストの増加を甘受するか、コストが増加しない新しい配送方法を検討するしかありません。
請求書は、「信書」として定義されており紙媒体で送付する場合、郵便法や信書便法に定められた配送方法を利用する必要があります。信書を送付できない配送方法を用いて紙請求書を送付した場合、郵便法違反で3年以下の懲役または300万円以下の罰金を科せられることになりますので、配送業者の選定は特に注意が必要です。実際に信書を扱える紙配送方法は少なく、日本郵便を利用する以外の方法はあまりないのが実情です。
そのため、郵便料金値上げのコスト増を抑える手段として、紙郵送をやめて請求書のデジタル化に切り替えることが有効な方法になります。すべての取引先の請求書がデジタル化できなくても、紙からデジタルへ移行できる取引先数が増えれば増えるだけ、コストの減少につながるので検討は必ず行うべきです。
請求書をWeb配信するサービスは、コロナ禍に起因したテレワークの定着化や、企業におけるデジタル化促進の後押しを受けて急成長しており、多くの事業者からサービスが提供されています。多くのサービスがあるゆえに比較をしても違いが分かりにくく、どのサービスを選べばいいのか判断に迷う担当者の声を多く聞きます。そこで選定する際のポイントをまとめた資料も公開していますのでぜひ参考にご覧ください。
資料を無料でダウンロードいただけます
請求書発行サービスを選定する際に 知っておきたい5つのポイント
上記の資料でも触れていますが、各社サービスには細かく見ていくと違いがあり、それぞれの特徴と自社の業務・運用がマッチするサービスを選定しないと、かえって業務負荷が増えてしまう結果を招くことがあります。せっかくサービスを導入するのであれば、コスト削減だけでなく、業務効率化も狙っていかないと意味がないので、しっかりと検討することが重要です。
私たちユニリタでも、請求書をはじめとした帳票類のWeb配信を行うための「まるっと帳票クラウドサービス」を提供しています。Web配信だけでなく、請求書などの社内業務に関する帳票の印刷・梱包/封入・配送も行えます。紙帳票の配送方法も郵便から宅配便、必要に応じてチャーター便やバイク便も利用できるので、現在の運用方式を変えることなく帳票業務をアウトソーシングした上で段階的にWeb配信に切り替えていくことも可能です。そして、特定の送付先は担当営業が持参するため郵送を行わない場合の封筒の抜き取り作業や、特定の配送先には案内レターを同封するような特殊対応も行え、さらに改正電子帳簿保存法に準じた電子取引書類の保管まで行えるので、まさに「まるっと」現在の帳票業務をアウトソーシングすることができます。
ぜひ、検討候補の1つとしてHPをご覧ください。
2024年秋まで、そう多くの時間はありません。それまでに請求発行サービスの利用にかじを切り、郵便料金値上げまでにサービス利用できるように移行できることを願っています。
注1：一定の機関や有識者に対し、ある問題について意見を尋ね求める文書
注2：郵便法施行規則の一部を改正する省令案及び民間事業者による信書の送達に関する法律施行規則の一部を改正する省令案（諮問書第1244号）
https://www.soumu.go.jp/main_content/000917847.pdf
「まるっと帳票クラウドサービス」は帳票の出力業務をクラウドインフラでアウトソーシングできるサービスです。
プリンターによる紙への印刷と封入封緘、配送業務のアウトソーシングに加え、帳票の電子化によるWeb 配信もユニリタが一手に引き受けます。「自社の封筒を使って発送したい」、「特定発送先には同封物を入れたい」など、お客様の現在の業務要件をそのままに、請求書などの帳票発行業務をアウトソーシングできるサービスです。
執筆者情報：
小柳 晶（こやなぎ あきら）
株式会社ユニリタ セールスプランニングディビジョン
ユニリタの前身である(株)ビーエスピーに開発者として入社。自社プロダクトの開発、自社製品周辺のシステム構築、受託開発のPM、セールスエンジニアを経験し、特に帳票業務運用に精通。電子帳簿保存法対応やペーパーレス化、印刷業務の効率化などシステム構築だけでなく、その先の運用を見据えた幅広い業務改善を100社に及ぶ企業に実施。現在は帳票プロダクトのクラウドサービス化企画に従事する傍ら、帳票運用や運用改善のコラム執筆・セミナー登壇も行っている。
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