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タスク管理とは、業務効率化に欠かせない個々のするべきこと（ToDo）の洗い出しと優先順位付けを行うことです。仕事を作業単位の小さなタスクに分解し、期限や重要度に応じて分類することで、現場の生産性向上やチームマネジメントの強化を実現できます。テレワーク導入企業が増える中で、業務効率の向上につなげるためにもチームでの「タスク管理」が最近では求められます。
そこで、本記事ではチームでのタスク管理が楽になるツールおすすめ5選を紹介しています。タスク管理ツールの概要やメリット、選定のポイントなどについて解説しますので、参考にしてください。
チームにおけるタスク管理の必要性はこちらの記事でもご紹介していますのでご覧ください
タスク管理の必要性 ～チームで行うタスク管理とは～
目次
タスク管理ツールとは、プロジェクトや業務の進行度合いをわかりやすく管理するためのツールです。タスク管理ツールを活用すれば、プロジェクトや業務の進捗を可視化し、タスクの遅延や漏れを防げます。
テレワークの普及によって、オンライン上でのプロジェクト管理や業務の可視化が必要な場面が増えてきました。チームのタスクを管理するとなると、例えばExcelでフォーマットを１から作成するには時間がかかりメンテナンスも大変です。タスク管理ツールを使えば、フォーマットがすでに備わっているので、作成手順が少なくて済み、日々のメンテナンスが楽になります。タスク管理ツールにタスクを登録していくだけで、誰でも簡単にタスク管理を行うことができます。
チームでタスク管理ツールを導入する際は、以下の基本機能が備わっているものを選ぶと、導入後に使いやすく長く利用できます。
タスク管理は毎日使うため、直感的に操作できるものが理想です。タスクを管理するために余計な工数が増えてしまうと、タスク管理ツールの意味がありません。また、チーム単位でタスクを一覧表示できる機能があることも重要になります。
タスクを作業レベルに分解したもの（ToDo）を簡単に登録できることは必須機能となります。また、たくさんのタスクを登録するとわかりづらくなるため、チームでの利用にはタスクをカテゴリ分けができる機能が必須です。
タスク管理ツールにはリアルタイムで同時編集ができ、チームで話しながらタスクの登録と変更ができる機能が必要です。チームのミーティングなどで意見を出し合いながら、担当のタスクを同時に割り振ることができるため、効率よくチームのタスクを管理ができます。
タスク管理ツールを使うことで計画と実績の履歴を残せることが重要です。あとから計画と実績のデータを分析することで、チームの今後の課題や問題点を振り返ることができます。単純に今あるタスクを管理するのではなく、中長期的なチームやメンバーの課題が見えてきます。
タスク管理ツールの導入は、ツールを使うことによるメリットを理解したうえで検討することをおすすめします。チームの課題を解決できるようなメリットがあるのか、チーム内で検証してみたり相談してみたりしてください。ここでは、タスク管理ツールを使うことで得られる3つのメリットを解説します。
タスク管理ツールを導入するとタスクの状況をすばやくチームで共有できるのが大きなメリットです。チーム内や他部署、外注先、クライアントなど、自分だけではなく業務に関わるメンバーに情報を瞬時に共有できます。タスクの状況がリアルタイムに更新されるため、タスクを個別に確認する手間が少なくなります。
Excelでもタスク管理はできますが、タスク管理ツールを導入すると作成や管理する手順が少なく楽になる点もメリットです。Excelは万能なツールですが、まずカレンダーの一覧を作成したり、どこかに保存してチームで共有したりするなど、さまざまなステップを踏まなくてはいけません。しかし、タスク管理ツールにはカレンダーの一覧がすでに備わっていたり、チームとすぐに情報が共有できたりするため、タスクを作成し管理する時間をかなり短縮できるようになります。
タスク管理ツールを導入すると、作業内容の変更があったときもすぐに担当者との調整や作業指示を変更できる点はメリットです。変更が必要なタスクのみをサクッと更新し共有することができるため、チームでの仕事を効率的に進められます。
タスク管理ツールは、自分のチームに合ったものを選ばないと、導入後に使いにくくなり、いつしか使われなくなる可能性があります。きちんとチームに合った機能がそろっているかどうかを確認してから導入するようにしましょう。ここでは、タスク管理ツールを選ぶためのポイントを解説します。
タスク管理ツールを利用するのは何人くらいになるかを想定しておく必要があります。ツールによっては利用できるユーザー数に制限が設けられている場合もあるからです。人数が多いチームの場合は、導入したツールが使えない可能性もあります。また、機能制限が設けられている場合もあるため、「利用人数に応じてユーザーを増やせる」「使いたい機能が使えるプラン」があるかどうかを見ていきましょう。
タスク管理ツールがオンライン上で利用できるかも重要です。移動中や会社から離れた場所でタスクを作成することがある場合は、インターネットに接続できる環境であれば場所を選ばずに使えるタスク管理ツールが向いています。また、スマートフォンにも対応しているとより利便性が増すでしょう。
タスク管理ツールには計画だけを入力するものが多くあります。チームで利用する場合には、計画に加えて実績も登録でき、あとから計画に対して実績がどうだったかを振り返ることができる機能があることが重要です。チームの計画力を向上させるために振り返りを行うことで、より正確な計画の見積もりができるようになります。
タスク管理ツールの導入に悩ましいときは、以下に挙げるツールを検討してみましょう。ここからは、おすすめのツールを5つピックアップして紹介します。
「Serccs Board（サークスボード）」は、チームの仕事の見える化により、目標に向けて生産性を高めるクラウドサービスです。実施漏れをなくし、目標やビジョンを共有し、チームを機動的に動かすための機能が利用できます。
一般的なタスク管理ツールとは一線を画す「チームでの仕事の管理」を提供しています。チームのタスク管理に課題のある方におすすめです。
「Trello（トレロ）」は、カンバン方式のタスク管理ツールで、付箋感覚で手軽に使うことができます。一人ではもちろん、メンバー間でタスクや進捗状況を確認することができます。ボードでは、情報やタスクをカードとして管理し、任意で分類したリストに整理して表示します。カードには、チェックリストや期限、ファイル、コメントなどを含めることができ、リストに追加、ドラッグ＆ドロップでリスト間を移動でき操作性にも優れたサービスです。
「jooto（ジョートー）」はカンバン方式のタスク管理ツールです。直感的に使えるレイアウト、シンプルでわかりやすいデザインが特徴で、ドラッグ&ドロップだけで簡単に操作が行えます。タスクを付箋に似たカードに入力し、それをボードに配置するだけでタスク管理が行え、作業の効率化を図ることができます。
「Asana（アサナ）」とは、チームでの協業を快適に進めるためのプロジェクト管理ツールです。プロジェクトごとにタスクを管理するボードや進捗を管理するタイムラインなどが用意されており、場所を問わずにタスクを整理し、変化する業務の優先順位を管理するなどの作業がしやすくなっています。
「Bizer team（バイザーチーム）」は、チェックリストでプロセスを可視化し、リアルタイムに進捗を共有できるタスク管理ツールです。仕事の解像度をあげて、チームワークをサポートします。
カンバン方式ではなくチェックリストの方式で、業務プロセスに必要な情報を一元管理できるので、現状のタスクの確認もれなどを防ぐことができます。
紹介した5つのおすすめツールは、無料で提供されているものもありますので、まずは試しに使ってみてください。使ってみてチームでのタスク管理ツールを導入しても問題なさそうだと判断ができたら、自身のチームに最適なツールを機能やメリットから検討してみましょう。
タスク管理を行うとすぐに業務を効率化ができるように思えますが、タスク管理をチームのルーティンにするには時間がかかるものです。ツールを導入することで少しでもタスク管理にかかる負担とタスクの実施漏れを減らし、本来時間かけるべき仕事に集中できるようにしていきましょう。
「Serccs Board（サークスボード）」は、チーム全員の仕事を見える化することにより、チームの目標達成に向けて生産性を高めることができるタスク管理ツールです。
チームメンバーの1週間の予定をカレンダーで可視化し、メンバーの負荷状況を把握してチームで協力し合えます。プロジェクトを管理できる機能やGoogleカレンダーとの連携も可能です。
執筆者情報：
ユニリタ Serccs Board チーム
株式会社ユニリタ ビジネスイノベーション部
チームタスク管理ツール「Serccs Board」のプロモーション担当チームです。
職場におけるチームの知的生産性の向上に注力してきたメンバーが、チームワークに課題をお持ちの方に役立つタスク管理術やツールを活用した解決策を発信していきます。
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