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チームワーク実践 その4「詳細の計画づくり」

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前回の記事では、チームワーク向上の観点で計画の立て方についてご紹介しました。

チームメンバー全員で計画立てを実施する目的は、「問題や課題の見える化」を行うことです。問題や課題をチーム全体が認識できるようにして中長期の計画に納得と合意ができたら、次は詳細の計画を考えていきます。

今回は、詳細の計画を作成していく流れと、計画にそって実施した後、振り返りをする上で重要なポイントについて紹介します。

詳細の計画を作成する

日常業務が計画どおりに進まない原因は、日常業務自体に潜んでいます。これを表に出しながら業務の改善に取り組む必要があります。また、チームの計画力を向上させるには、計画力の養成と全員に計画を共有することが重要です。中長期の大まかな計画が作成できたら、詳細の計画(タスク)に落とし込みをしていきます。

詳細の計画は1週間ごとに作成する

詳細の計画は一週間ごとに作成しましょう。中長期計画で決めた行うべきことを、個人ごとに1~4時間単位までの作業レベルに分解しタスクとします。それらのタスクを並べて一週間で実施することを決めて共有していきます。

このように中長期計画を作業レベルまで分解することによって、作業の具体的なイメージが明確になります。いままで省略していたことをあらためて明確にすることによって、計画と工数の見積時間の精度が向上していきます。また、この単位で計画を作ることで、より精密な計画のシミュレーションが実施できます。

また、トラブルの対応や上司からの急な仕事など、計画外で突発的に発生する可能性がある業務の時間枠をつくっておくこともポイントです。突発の業務が平均で20%くらいある人ならば、一日のうち1.5時間を突発のための枠として使うと、残り6.5時間分しか計画のタスクを実施できません。また、突発業務がゼロであることを前提に計画を作ったところで、そのとおりに実施できるわけではありません。もし突発業務がなければ、翌日に予定していた作業を前倒しで実施すればよいです。振り返った際に、一週間の平均で、20%の時間を突発業務へ対応していることになりますので、突発業務を計算に入れた計画で帳尻があうことになります。

作業をタスクとして書き出し計画時間と実績を記入する

一つ一つの1~4時間相当の作業をタスクとして書き出しをして、一緒に計画時間(見積もり)と実績を記入していきます。これは、書き出した時間を必ず守れということではありませんが、若手や不慣れなメンバーが立てた計画をベテランの人が見ると、違和感を抱くこともあるかと思います。見積もりが短かすぎるように見えれば、考慮漏れの可能性もありますし、長ければ不必要なことを含んでいる場合があります。このように1タスクごとの見積時間を見ることで、チームメンバーに対して的確なアドバイスができるようになります。仕事は、「急いで」と言われて急にスピードが上がるものではありません。数時間に分解された仕事を実力より早く完了させるには、人の力に頼ったり、手を抜いたりするしかないからです。無理をすると手戻りすることにもなりますので、計画に対して違和感を感じたところをアドバイスすることで、仕事は効率よく進むようになります。

タスクの計画時間と実績時間に差が出た場合は、仕事を組み立てる時に抜け漏れ過剰がなかったかどうかを振り返ればよいのです。そしていずれ慣れてくると効率よく仕事がこなせるようになるので、初期のころのスピードはそれほど気にする必要がなくなってきます。

振り返りを実施する

中長期計画や毎週の詳細の計画で、「やったこと」「わかったこと」の観点で振り返りを行い、それぞれの気づいたことをチームメンバー全員にオープンにして共有することが必要です。1週間の予定としてたてたタスクの計画時間に対して、どれだけの時間で実施できたかを実施時間として記載して消し込みしていきましょう。そこから気づきがあるはずです。

振り返りの気付きをチームで共有する

この気づきをチームで共有することでチームメンバーそれぞれの仕事への取り組み方や、得意不得意、価値観が現れます。チーム全体が共感するところまで行かなくてもよく、気づきの違いがあることがわかることが大切です。そこから意見の不一致や対立が起きた場合でも、相手の考えや思いをわかった上で議論ができるようになります。お互いに考えを学んで良いところを得ることができるようになります。振り返りのなかでお互いの気づきを共有することができれば、実のある対立と意見交換から新しい物事を発見することも可能となります。それが「次にやること」につながります。

また、やったことによる失敗とどうしてリカバリーをしたかの手段について話せば、失敗と対策の共有もできます。通常、個人で解決した小さな失敗は、あえて言う必要を感じないため言わないです。しかし大問題とされる多くは、小さな失敗が積み重なることで起きます。小さな失敗の共有や、その失敗のリカバリー手段が共有されれば、チームとしてノウハウが蓄積され将来の未然防止につながります。これが「ヒヤリハットの共有」というものです。なによりも、小さな失敗でもリカバリーした「成功体験」として共有することでチームにとって価値があります。

計画には予実に加えて問題や課題も見える化する

計画の見える化はできても、予測される問題への解決策が組み込まれずに、最初から遅れることが見えているような計画をしばしば見かけます。計画の共有は、問題や課題を見えるようにし、事前に解決する行動を起こすことが目的です。遅延が目に見えている計画には意味がありません。そのような計画は、計画を作成する時間がもったいなく、作成した後もメンテナンスされることなく、困ったときの原点としてのよりどころにもならず、問題が生ずる度にまた一から計画の立て直しを図ることになり、無駄にしかなりません。

皆さんのチームではどのようにして計画を作成していますか? 迅速に修正ができて、チームで引き請けた業務をチームで進める計画が作成できれば、環境の変化やトラブルが発生しても、対処してリカバリーをすることができるチームとなれます。

詳細の計画を作成するポイントとまとめ

これまで書いてきた詳細の計画の作成について、以下にまとめます。

  1. 中長期計画に基づき作業を具体的に分解する
  2. 必要な工数を入力して総工数を確認する
  3. チームで負荷調整し合意の上ですすめる
  4. 突発作業が入ったら終了後に内容と時間を記録する
  5. 作業終了後に消し込みと予実を記録する
  6. 1日の終了時に実績と突発の時間を集計する
  7. 未実施のものを翌日以降に調整する
  8. チームで振り返りをし今後に生かす

作業を分解する目安としては作業のアウトプットのイメージを関係者に伝えられる程度の細かさが必要です。作業を分解するタイミングで問題と課題を改善する作業も計画に盛り込み、出てきた問題・解決するための作業を仕事の流れの中にいれます。そうして出てきた解決のための作業をしながら問題や課題を同時に解決していきます。

工数の実績を記録し、チームで振り返る

毎日の実績時間と突発作業を記録し、終わった作業を消し込んでいきます。1週間ごとに消し込み状況を振り返り、気づきを得ます。その気づきをもとに中長期計画の作業を消し込んで詳細の計画との整合をはかり、中長期計画上で業務遂行を阻害する要因についてチームでワイガヤをします。このワイガヤを通じてチームの業務遂行を妨げる要因のイメージのすり合わせができ、いままで以上に問題や課題のイメージが共有されチームの親密度が高まり、チームワークが向上します。

チームは本音で語り合い、知恵をだしあって解決策を検討し、工数を出し合い、お互いの力をあわせる関係をつくることができる強固な信頼関係をもった真のチームになれます。

また、チームが前向きに自分たちの目標に対してきちんと取り組めているかが大切です。そうすればチーム全員が成長し続けることができるでしょう。

チームの人手不足は優先順位で解決

人手が足りない中で育てる余裕がなく、若手が教育されず放置されると、トラブルが起きる可能性が高くなり、さらにその対応に工数がかかり、ますます人手が足りなくなる、といった負のサイクルが生まれてしまいます。人手不足だと感じるときは、優先順位を間違えているケースがほとんどです。人手不足の対策として一番効果的なのは、重要でないことをやめることです。重要度が一番低い仕事をやめても、組織全体への影響はあまり出ません。本当に重要なことに注力して確実に実施していくことがチームの成長につながります。

最後に

詳細の計画をたてるには、作業の計画ではなく「問題や課題の見える化」をする必要があります。これには、これまで述べてきたオープンな場でのワイガヤ、作戦ストーリーの検討を行うことそのものをチームの計画としてたてなければなりません。プロジェクトや開発テーマの背景、目的をチームで共有し、マイルストーンを明確にしていきます。また、失敗から学んだことを具体化すること、正しく失敗してリカバリーすること、これを蓄積し資産とすることで成功への道筋を得る。これがイノベーションを生み出すためのチームとして強くしてくれますので、ぜひご参考にしていただければ幸いです。

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執筆者情報:

ユニリタ Serccs Board チーム

株式会社ユニリタ ビジネスイノベーション部

チームタスク管理ツール「Serccs Board」のプロモーション担当チームです。
職場におけるチームの知的生産性の向上に注力してきたメンバーが、チームワークに課題をお持ちの方に役立つタスク管理術やツールを活用した解決策を発信していきます。

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