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前回の記事では、チームワークを強化するための第一歩として、オープンな場を作ることの重要性についてご紹介しました。
リーダーが計画を立てて、その計画に従ってメンバーは仕事をしていくケースはよくあります。また、メンバーが個々で計画の詳細を立てて計画ができたとしても、そのあとにできあがった計画をメンバー個人が管理しないこともよくあるかと思います。
チームとしての計画を立てることは、何を、いつ、誰が、どのように実施するのかを組み立てていくことで、チームやプロジェクトの目標を決めることでもあります。リーダーは監督ではなくプレーヤーでもありますので、計画立てはプレーヤー全員で行うことが重要となります。その目的は計画の可視化というよりも問題や課題の可視化です。
今回は、チームワークを向上する観点での計画の立て方について、ご紹介していきます。
計画を立てる際には、最初にチームのいまの状況を可視化することが大切です。メンバーが日頃考えていること、抱えている悩み、これから行うことをメンバー全員が共有するためです。
納期から逆算して、ただ日程を組み込んだ計画も多いですが、その場合、プロジェクトや業務を進めるための計画が現実的ではなく、進めているうちに問題が発覚して、対策が後手後手になるケースも出てしまいます。
このような状況を変えるために、問題や課題の可視化に取り組む必要があります。現状も可視化することで、より現実的に実施できる計画を立てることができます。
計画を検討するときは、リーダーだけではなくメンバー全員で実施することで、問題や課題、それを解決するための策が見えるようになります。一人ひとりが仕事に対して抱えている課題や、不安ごとがわかるようになります。作業者レベルになると情報を全て持っていないこともあるので、まず計画をするための背景、目的、目標、マイルストーン、体制などをリーダーが共有していかないといけません。情報格差があると、チームでワイガヤを実施することはできませんので、まず考え方の基礎となる情報を共有します。
次のステップとしてマイルストーンなどを共有し、そこでできあがるアウトプットを共有します。ゴールを共有し、メンバーの力をあわせて大きな成果にしていくためです。そして、そのアウトプットを実現するにあたり、メンバー個人の心配ごとや問題点を洗い出していきます。これらをチームでワイガヤすると、計画を現実的な課題として認識でき、チームとして向き合うことができます。このようにチームマネジメントのやり方を、指示命令型から合意型へと変えていくことで、仕事内容を正確に把握して行動できるようになり、メンバー全員の能力を最大限に引き出すことができます。
計画を作ることは、将来を描くことでもあります。リーダーのみで計画を作るということは、チームの将来をリーダーが一人ですべて決めるということになりますし、チームの命運がメンバーたちの手から離れていくことになりかねません。また、リーダーの見解でしか課題や問題の可視化がされないことから、実際の課題や問題が表に出ず山積したまま進んでいきます。加えて、メンバーが自分のタスクのみを見て、次のステップを意識せずに計画を立てると、各人の判断でバラバラな方向へと進んでいく可能性もあります。
仕事とは、「チームで引き受けてチームで完成させる」「そのために協力を行う」ものです。そのためには、チーム全員で計画を立てることが重要であり、メンバーの力があわさりチームが高いパフォーマンスを発揮できるようになります。そして「良い計画」とは、「問題があっても柔軟に対応ができる計画」です。
計画立てには大まかに「中長期の計画」「詳細の計画」の二つがあります。計画立ては、プレーヤー全員が一緒に考えて議論して決めるべきで、個人で勝手に行うことではありません。また、プレーヤー全員が全体をふかんできると同時に、必要に応じてその場で誰でも修正できることも必要です。
中長期計画とは一番大きな粒度の計画で、プロジェクトや、事業計画そのものです。このような計画をすぐに詳細から作ることは無理と言えます。ゴールのイメージは大事ですが、例えば半年後や一年後は何の仕事をしているのかということを一足飛びに考えることは難しいと思います。
中長期計画では、ゴールとマイルストーンを設定することが重要です。また、それを行うにはプロジェクトや業務の以下の３つについてチームで共有することが重要となります。
例えば、製品開発の「目的」がシェアの拡大であった場合、「背景」はそのマーケットでは競合に対して知名度が劣っていたり、販売が伸び悩んでいたりすることがあげられます。「背景」と「目的」を共有することはプロジェクトを管理する上で大切であり、メンバーはそれらを受け止めて理解しなければならず、リーダーはメンバーが理解できるように説明しなければなりません。
背景や目的を明確にして共有しないと、メンバーによって解釈の違いが起きてしまい、何かを判断するときに本来の目的に沿っていない判断をしてしまうかもしれません。
メンバーが納得いくまで共有することが必要で、そうすることで、中間の目標や、実行した時の達成度が計画から逸脱していくことが少なくなります。
プロジェクトの途中で課題や問題、環境の変化により、計画を変更しないといけない場合もあります。その際に、共有された「背景」と「目的」を元に判断をすることで、すばやく対処して先へ進むことができます。
ゴールとマイルストーンを共有して、認識あわせができた次は、マイルストーンまでの日程計画を設定していきます。粒度としては、1～3カ月の期間を週単位、仕事を1～3日ぐらいに分解したものです。
次に、実施するアウトプットのイメージを共有し、それを達成するために解決すべき課題や問題を抽出して、課題を解決するための作戦を立てます。
前回のブログに記載していますが、リーダーの役割としてなんでも話せる「オープンな場」作りが必要です。「オープンな場」とは、メンバーが遠慮なく意見が発信できる場です。メンバーが心配事を抱えたまま作業指示だけを展開したところで、計画通りに実行できるかはわかりません。
事前にメンバーの課題や心配事を解決することで、計画どおりに実行されていきます。個々のメンバーから発信された課題や心配事はオープンな場で解決し、具体的な解決策を盛り込んだ計画を作ります。
解決策の例：
中長期計画は、チームの中心にあるもので、他のチームにも同じような計画があれば、チーム間の連携や、プロジェクト全体の進捗確認をすばやく行えます。つまり、中長期計画はチームとチームをつなぐものでもあります。
「計画の可視化」はできたとしても、予測される問題に対しての解決の検討ができずに、最初からうまくいかず、失敗することが見えている計画立てもあります。計画の可視化は、問題を見えるようにし、事前に解決策を検討していくことが目的です。すでに失敗が見えている計画では、計画を作る時間が無駄になり、その場しのぎで作業計画を作ってしまうでしょう。問題が生じる度にまた計画の立て直しを行うこととなり、作業時間が増えるし、モチベーションが低下します。
計画の可視化について解説してきましたが、皆さんのチームではどのような計画づくりをされているでしょうか？
チームワークを強化するうえで、オープンな場を構築し、お互いを知ることは欠かせません。チームで引き受けた仕事をチーム全員で実施するという計画があれば、たとえ環境の変化や突発的なトラブルが起こっても、柔軟に対応できるチームになれます。
業務が順調に進まない原因は、日常の業務の中に潜んでいます。これらを表に出しながら改善をするためにはこの記事で紹介した手順を参考に、一人ひとりの計画力を向上させることが重要となります。
次回は、その計画力をさらに向上させるために必要な、詳細な計画を立てる方法をご紹介します。
「Serccs Board（サークスボード）」は、チーム全員の仕事を見える化することにより、チームの目標達成に向けて生産性を高めることができるタスク管理ツールです。
チームメンバーの1週間の予定をカレンダーで可視化し、メンバーの負荷状況を把握してチームで協力し合えます。プロジェクトを管理できる機能やGoogleカレンダーとの連携も可能です。
執筆者情報：
ユニリタ Serccs Board チーム
株式会社ユニリタ ビジネスイノベーション部
チームタスク管理ツール「Serccs Board」のプロモーション担当チームです。
職場におけるチームの知的生産性の向上に注力してきたメンバーが、チームワークに課題をお持ちの方に役立つタスク管理術やツールを活用した解決策を発信していきます。
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