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タスク管理は簡単に続けられる方法ではじめよう

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業務効率の向上のため、タスク管理を取り入れる企業が増えています。しかし、「タスク管理をはじめてみたが、思うような効果が出ない」「タスク管理の方法が業務に合っておらず、かえって工数がかかってしまう」「タスク管理ツール使ってみたが長続きしない」など、タスク管理がうまくいかないケースも少なくありません。タスク管理は習慣づけを行い、日頃から行う癖をつけなければ効果を発揮しません。これからタスク管理をはじめる方は、簡単に毎日無理なく実践できる方法を選びましょう。

この記事では、タスク管理がうまくいかない原因や、タスク管理を習慣化する方法、タスク管理におすすめのツールについて紹介します。

タスク管理がうまくいかない

タスク管理がうまくいかない原因はさまざまです。もっとも多いのが、タスク管理の習慣づけができず、長続きしないケースです。また、タスク管理方法が合っていなかったり、タスク管理自体に工数がかかったりするケースでも、タスク管理の効果を実感できません。まずはタスク管理がうまくいかない原因を知りましょう。

タスク管理をはじめたのに長続きしない

タスク管理がうまくいかない原因として多いのが、「タスク管理をはじめたのに長続きしない」というものです。タスク管理ツールを入れたり、タスク管理の仕組み化のために「カンバン方式」を取り入れたりしてみたものの、いつのまにかタスク管理をしなくなってしまう人が大勢います。タスク管理の効果を実感するためには、日ごろから習慣づけを行うことが大切です。タスク管理が長続きしない場合は、習慣づけのためにタスク管理を行うタイミングを毎朝の始業前や一週間がはじまる月曜日などに決めてみましょう。

タスク管理方法が合っていない

人によってはタスク管理の方法が合っておらず、長続きしないというケースもあります。たとえば、導入したタスク管理ツールの使い勝手がしっくりこず、タスク管理自体を断念してしまうケースです。また、タスク管理の代名詞として知られるトヨタ自動車の「カンバン方式」を取り入れた企業でも、タスク管理をやめてしまうケースが見られます。カンバン方式は誰でも手軽に始められるタスク管理ですが、もともと製造業の大量生産向けの管理方法のため、プロジェクト進行の自由度が低かったり、現場の負担が大きかったりと、いくつかのデメリットもあります。タスク管理を取り入れるときは、自身の業務のやり方に合った方法を選ぶことが大切です。

タスク管理自体に工数がかかっている

タスク管理自体に工数がかかってしまい、業務効率化につながらないというケースもあります。はじめてタスク管理を取り入れたばかりのころは、手順ややり方に慣れる必要があるため、ある程度時間がかかります。しかし、タスク管理を導入してしばらく時間が経っても、タスク管理の工数がかかっている場合は、思い切ってタスク管理の方法を見直すことが大切です。タスク管理は業務効率向上のための手段であり、タスク管理を実施することが目的ではありません。これからタスク管理のツールやアプリを導入する場合は、毎日無理なくチェックでき、時間や工数がかからないものを選びましょう。

タスクは書き出せてもスケジュール管理が苦手

また、タスクはきちんと書き出せるものの、個々のタスクのスケジュール管理が苦手という人もいます。業務効率化を実現するには、タスクごとの納期や締め切りを把握し、優先順位を付けることが大切です。しかし、処理しなければならないタスクが多くなると、個々のタスクの納期を把握するのが困難になり、スケジュール管理ができなくなるケースもあります。タスク管理でつまずかないためには、タスク量が多くても手軽にスケジュールを管理できる方法を選ぶことが大切です。

タスク管理をうまく続けるためには

タスク管理が失敗する原因として、「長続きしない」「やり方が合っていない」「工数がかかる」「スケジュール管理まで手が回らない」の4点を挙げました。こうしたタスク管理の課題を解決するには、誰でも簡単に毎日チェックできるような仕組みを導入することが大切です。たとえば、手軽に使えるタスク管理ツールを導入すれば、タスクの登録や分類に手間がかからず、これまで長続きしなかった人でもタスク管理を習慣化できます。また、タスク管理自体に工数がかからないため、管理すべきタスクの量が増えても、タスクの管理に時間やリソースが増えるということはありません。
タスク管理ツールにはさまざまなものがあります。毎日簡単に使えるツールのなかから、使用感が自分に合ったものを選ぶことが大切です。

おすすめはカレンダー形式のタスク管理ツール

タスク管理が初めての方や、これまで長続きしなかった方におすすめなのが、「カレンダー形式」のタスク管理ツールです。カレンダー形式とは、手帳にスケジュールを書くような感覚で、週次や月次でタスクを登録していく方法です。カレンダー形式のタスク管理ツールを取り入れれば、処理すべきタスクの内容だけでなく、「いつなにをやるのか」というスケジュール感を明確にできます。カレンダー形式のタスク管理は、タスクごとの納期や締め切りを把握するのが苦手な方にもおすすめの方法です。

カレンダー形式のタスク管理ならSerccsの導入を

カレンダー形式のタスク管理を取り入れたい方は、テレワーク時代のチームワークツール「Serccs(サークス)」を導入しましょう。Serccsの「チームボード」機能を使えば、チームメンバーの1週間ごとのタスクを登録し、ホワイトボードのように可視化できます。Serccsならタスクの作成・登録も簡単にできるため、タスク管理の工数もかかりません。Serccsは個人でのタスク管理のほか、チーム単位で仕事をする方にもおすすめのタスク管理ツールです。また、Serccsはクラウドサービスのため、テレワークなど、在宅で仕事をする方でもオンラインでタスク管理ができます。

チームでもやってみよう

個人でタスク管理ができるようになったら、次はチーム単位でタスク管理を行ってみましょう。チーム単位のタスク管理は、複数の部下をまとめる管理者や、プロジェクトチームを率いるマネージャーなら、チームの組織力を高めるうえで必要不可欠な取り組みです。チームメンバー1人ひとりのタスクの進捗状況を把握し、全員で共有することで、タスク量が多いメンバーをお互いにフォローしあうことができます。また、タスクの抜け漏れにすばやく気づくことで、プロジェクトの遅れを防止できます。チーム単位でのタスク管理に取り組み、チームのパフォーマンスや業務効率を向上させましょう。

>> チームでのタスク管理については「チーム管理とは?チーム管理とタスク管理の違い」の記事がおすすめ

まとめ

タスク管理を取り入れたものの思うような効果が得られない方は、タスク管理の方法を見直してみましょう。タスク管理の方法が自分に合っていなかったり、タスク管理自体に工数がかかったりしている場合、タスク管理が長続きせず、途中で断念してしまう原因になります。タスク管理をはじめるときは、誰でも毎日できるような簡単な方法を選ぶことが大切です。
タスク管理が長続きしない方におすすめなのが、この記事で紹介した「カレンダー形式」のタスク管理ツールの導入です。手帳に予定を書き込んでいくような感覚で、気軽にタスクの作成・登録が可能なため、タスク管理の習慣づけができます。これからタスク管理をはじめる方は、自分に合ったタスク管理方法を選びましょう。

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執筆者情報:

ユニリタ Serccs Board チーム

株式会社ユニリタ ビジネスイノベーション部

チームタスク管理ツール「Serccs Board」のプロモーション担当チームです。
職場におけるチームの知的生産性の向上に注力してきたメンバーが、チームワークに課題をお持ちの方に役立つタスク管理術やツールを活用した解決策を発信していきます。

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