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タスク漏れの原因とタスク漏れをゼロにする2つの方法

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「タスク漏れ」は業務効率化の大きな妨げとなります。「期限が迫ったタスクがあるのに、すっかり忘れていた」「タスクの優先順位を間違えて、重要度の高い業務を後回しにしてしまった」「突発の仕事が発生してうまくスケジュールを調整できずに進められなかった」など、タスク管理に関する失敗は日々発生しています。 気をつけているのに、なぜタスク漏れが発生してしまうのでしょうか。タスク漏れをなくすには、どのようにタスク管理を行えばよいのでしょうか。

この記事では、 タスク漏れをゼロにする方法や、タスク管理のポイントを解説します。

タスク漏れの原因

そもそも、なぜタスク漏れが起きるのでしょうか。タスク漏れの原因は、大きく分けて4つあります。もっとも多い原因が、「頭の中でタスクを管理してしまう 」というものです。タスク漏れをなくすため、まずはタスク漏れが発生する原因を把握しましょう。

頭の中でタスクを管理してしまう

「やらないといけない仕事を忘れていた」「いつのまにか仕事の期限が過ぎてしまった」という方に多いのが、タスクを書き出さず、 頭の中だけでタスクを記憶 している というケースです。実は、人間の脳は細かいタスクを忘れやすいつくりになっています。人間の脳には「ワーキングメモリ」と呼ばれる記憶領域があり、仕事や日常生活に必要な情報を一時的に保存する役割を持っています。しかし、このワーキングメモリは容量が非常に小さく、また記憶があまり長続きしません。そのため、頭でタスクを記憶したつもりになっていても、すぐに忘れたり、思い出せなくなったりしてしまいます。タスクの「うっかり忘れ」を防止するため、記憶に頼らないタスク管理の仕組みが必要です。

タスクの優先順位は常に変わっていく

仕事の状況によって、タスクの優先順位は常に変わっていきます。少し前までは優先順位が低かったタスクでも、状況が変わり、後回しにできなくなるケースや、突発的に重要度 が高いタスクが発生したりします 。しかし、タスクの優先順位を常に正しく把握するのは困難です。きちんとメモをとり、タスクの優先順位付けを行っている人でもタスク漏れが起きるのは、「タスクの現在の優先順位を把握できていない」「古い優先順位付けのままになっている」といったケースがあるからです。タスクの優先順位をリアルタイムに把握できる仕組みを用意する必要があります。

今日一日何をやるのか計画を立てられない

人によっては計画を立てるのが苦手で、「今日一日何をやるのかわからない」という方もいます。計画性がないまま仕事をしているため、期限が迫っているタスクや重要度の高いタスクの存在に気づかず、タスク漏れや進捗の遅れにつながってしまいます。タスク漏れを防止するには、一日のはじまりに計画を立て、「誰が」「いつまでに」「どんな仕事を」やるのかをきちんと可視化することが大切です。企業によっては、始業前や週明けの時間を活用し、一日単位、一週間単位でタスクのスケジュールを立てるケースもあります。

自分でタスクを細分化できない

そもそも、するべきタスクをちゃんとリストアップできていないケースもあります。タスク漏れを防ぐには、自分の仕事をできるだけ細かく細分化し、書き出すことが大切です。タスクをリストアップし、一箇所に集約すれば、その日やるべきことが一目でわかるため、タスクの抜け漏れが発生しません。

タスク漏れをなくすためには

タスク漏れをなくすために大切なのは 、適切な方法のタスク管理を行うことです。タスク管理とは、大きな仕事を小さなタスクに細分化し、個々のタスクの優先順位付けを行うことを意味します。タスク管理を実施すれば、タスクの期限や重要度が可視化されるため、抜け漏れなく、効率的に業務を遂行できます。なお、タスク管理は、開発作業などで見られる「プロジェクト管理」ではありません。プロジェクト管理は、大きな仕事(プロジェクト)を完遂するため、進捗管理、スケジュール管理、予算や人員の設定などを行う取り組みです。タスク管理はプロジェクト管理を行ううえでも重要です。個々の小さな仕事の分量や期限がわからなければ、プロジェクト単位のスケジュールを組むこともできません。タスク管理を実施し、小さな仕事の抜け漏れをなくすことで、プロジェクト管理をスムーズに遂行できます。タスク管理を取り入れ、タスク漏れをなくすことが、ひいてはプロジェクト全体の生産性にも影響します。

>> タスク管理とは?の記事はこちら

タスク管理は日常的に必要

タスク管理は、実は仕事だけでなく日常生活でも大切です。たとえば、プライベートの買い物の際に予算を考えたり、趣味やレジャーの予定を前もって立てたりするように、人間は常日頃から「タスク志向」で動いています。仕事にかぎらず、日常生活でもさまざまなソースから情報が入ってくるため、情報の整理整頓し優先順位をつけることが、プライベートの「タスク漏れ」を防ぐために大切です。日常生活の事例からもわかるように、物事の抜け漏れをなくすにはタスク管理が欠かせません。ただタスク管理を実施するだけでなく、日頃からタスク管理を実施できるよう、「仕組み化」していくことが大切です。

タスク漏れをゼロにする方法

タスク漏れをゼロにするため、どのようにタスク管理を仕組み化していけばよいのでしょうか。タスク管理の第一歩は、タスクを細分化し、書き出していくことです。タスク漏れをゼロにするためのタスク管理のやり方を解説します。

まずはタスクを細分化し、書き出していく

まずはその日の仕事をなるべく細分化し、書き出していきましょう。ポイントは、どんなに小さな仕事でも抜け漏れなく書き出すことです。ここではタスクの洗い出しをすることが目的のため、「○時までに△△を行う」「○○時に△△へ行き、××さんと打ち合わせ」など、仕事内容を大まかにメモするだけでもかまいません。なお、タスクはバラバラにメモするのではなく、メモ帳やスマートフォンを活用し、一箇所に集約する形で書き出すことが大切です。

タスクに優先順位をつけて、いつまでに何をやるか明確化する

タスクを全て書き出したら、優先順位をつけていきます。優先順位をつけるときは、タスクの「期限(締切)」と「重要度」の2つが基準となります。タスクの期限については、カレンダーやスケジュール帳に落とし込んだり、スマートフォンのアラームなどでリマインドをしたりすることで、「いつまでに何をやらないといけないか」という目的感を得ることができます。また、タスクの優先順位を明確にし、優先順位 が高いものから消化 していくことで、業務効率化にもつながります。タスクを消化したら、タスクの一覧から消し込みすることで、タスクの抜け漏れを防止することが可能です。また、どのような状況(ステータス)かをメモすることで進行状況を全体的に俯瞰でき、いま何をすべきかを一目でわかりやすくなります。

まとめ

タスク漏れを防ぐには、タスク管理の仕組み化が必要です。人間の脳のワーキングメモリ は容量が少なく、すぐに記憶を忘れてしまう仕組みになっています。自分の記憶に頼らず、「誰が」「いつまでに」「どんな仕事を」やるのかを可視化できるようなタスク管理の仕組みを導入しましょう。タスク漏れをゼロにするためには、まずタスクを細分化し、小さなものでも書き出していくことが大切です。タスクを書き出したら、タスクを一箇所に集約し、優先順位をつけていきましょう。タスクごとに期限や重要度をメモすれば、「大事な仕事を忘れていた」「いつのまにか期限が過ぎていた」といったミスを防げます。タスク漏れをゼロにするため、タスク管理の正しい方法を学び、仕組みを導入することが大切です。

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執筆者情報:

ユニリタ Serccs Board チーム

株式会社ユニリタ ビジネスイノベーション部

チームタスク管理ツール「Serccs Board」のプロモーション担当チームです。
職場におけるチームの知的生産性の向上に注力してきたメンバーが、チームワークに課題をお持ちの方に役立つタスク管理術やツールを活用した解決策を発信していきます。

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