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テレワークの悩みはチーム管理で解決!テレワークのよくある課題や解決策を解説

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新型コロナウイルス感染症(以下、新型コロナ)対策のため、テレワークを導入もしくは導入を検討する企業が急増しました。しかし、テレワークを導入した企業のなかには、テレワークによって職場環境が一変し、さまざまな課題を抱えるケースが少なくありません。

社員が場所や時間にとらわれずに働くテレワーク環境で、組織のパフォーマンスを発揮するには、「チーム管理(チームマネジメント)」の考え方が必要です。この記事では、テレワークのよくある悩みやその解決策について解説します。

テレワークとは?場所や時間にとらわれない働き方のこと

テレワークとは、日本テレワーク協会の定義によると「情報通信技術(ICT)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」を表します。[注1]

テレワークには、新型コロナの影響で急増した在宅勤務のほか、電車や新幹線などでの移動中のすきま時間を利用するモバイルワークや、サテライトオフィスやコワーキングスペースが第二の就業場所となる働き方、さらにリゾート地で仕事をするワーケーションのような働き方も含まれます。それらに共通しているのは、社員がオフィスの外で働くという点です。管理職の目が隅々まで行き届く従来のワークスタイルと違い、社員が場所や時間にとらわれずに働くテレワークでは、オフィスの維持費や通勤費などのコスト削減や、作業効率の向上、そしてリスク分散といったさまざまなメリットがあげられます。しかしその反面、多くの課題が噴出しています。

テレワークによくある2つの課題

テレワークの導入企業によく見られる課題は2つあります。それぞれの課題やその原因について、統計やデータを引用しながら解説します。

組織力の低下につながる

社員が1つの場所に集まるオフィスワークと違い、社員がそれぞれ別の場所で働くテレワークでは、組織力が低下しがちです。パーソル総合研究所の「新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」によると、テレワーク前後での変化としてもっともネガティブな回答が多かったのが、「組織の一体感」についてでした。テレワーク実施者のうち36.4%が、テレワーク実施後に組織の一体感が低まったと回答しています。[注2]

テレワーク環境ではチームメンバーのコミュニケーションが不足しやすく、チームワークが発揮しづらくなります。就業場所がバラバラになると、チームとして動く機会が減少し、だんだんと目的意識が薄れます。目的意識が薄れると、どこで何をやっているのかをお互いが知らない状態となり、個人商店化が進みます。そのような状態になると、組織力の低下につながってしまいます。

チームメンバーの働きぶりが見えづらい

テレワーク環境ではコミュニケーション手段が限られるため、チームメンバーの働きぶりや労働の実態が見えづらいのも課題です。総務省の「令和2年版情報通信白書」によると、テレワーク(在宅勤務)を実施してみて問題があったこととして、「同僚や上司などとの連絡・意思疎通に苦労した(9.7%)」が2番目に多い回答でした。[注3]

テレワーク環境では、電話、メール、チャット、Web会議システムといったコミュニケーションツールを利用し、非対面でのやりとりを行います。ただ、オフィスワークのように気軽に声をかけて解決できたものができなくなり、雑談の機会も減少します。そのため、細かい意思疎通が難しく、チームメンバーの進捗状況がわかりづらかったり、お互いの働いている様子が見えづらかったりします。

テレワークにおける「チーム管理」の重要性

社員がそれぞれ別の場所で働くテレワーク環境では、チームメンバー同士のコミュニケーションが不足しやすいのが課題だと述べました。また、それぞれの仕事の状況を把握しづらいため、お互いにフォローすることが難しく、生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。

テレワーク環境でも、オフィスワークと同等の生産性を確保するためには、チーム管理(チームマネジメント)の強化が必要です。

「だれがどんな仕事をしているのかわからない」状態では、個人プレーにとどまり、チーム本来のパフォーマンスを発揮できません。管理職やマネージャーを中心にチームメンバーに働きかけ、チーム単位での目標設定や、進捗状況の共有に取り組むことで、テレワーク環境下でもチームにまとまりが生まれます。また、お互いの働きぶりが目に見えにくいテレワーク環境では、社員のモチベーションも低下しがちです。チーム管理に取り組み、チームの結束や一体感を改めて自覚させることで、社員のやる気を引き出すことが可能です。

テレワークの悩みを解決するには?3つの課題解決策を紹介

チーム管理の重要性をふまえて、テレワークの悩みや課題を解決するには、どんな施策が必要なのでしょうか。3つの課題解決策を具体的に紹介します。

チーム単位でタスクを可視化する

コミュニケーション手段が限られるテレワーク環境では、「だれがどんな仕事をしているのかわからない」状態に陥りやすく、チームワークを発揮しづらくなります。そのため、まずはチーム単位でタスクを可視化する仕組みをつくることが大切です。たとえば、メンバーの進捗状況などを業務シートや業務シートにまとめ、社外からリモートで確認できるようにすることで、チーム全体の状況を把握できます。

コミュニケーションツールを導入し、情報を見える化する

社員がそれぞれ別の場所で働くテレワークでは、コミュニケーションが不足し、情報共有が途切れがちです。利用できるコミュニケーションツールを積極的に活用し、情報の見える化に取り組みましょう。代表的なコミュニケーションツールとして、カメラを通じて相手の顔や表情が見えるWeb会議システムや、スマホやタブレットからでも手軽に連絡をとりあえるビジネスチャットツール、タスク管理やスケジュール管理が可能なグループウェアなどがあります。それぞれのコミュニケーションツールの強みを理解し、ビジネスシーンに応じて組み合わせて使うことがコミュニケーション活性化と情報の見える化のポイントです。

お互いの認識をすり合わせる一手間を

テレワークでは顔を突き合わせない非対面のコミュニケーションが中心のため、微妙なニュアンスを汲み取れず、細かな意思疎通が困難になります。とくに注意が必要なのが、「あいまい言葉」です。「そのうち」「近いうちに」「至急で」など、解釈次第で意味が変わるあいまい言葉はトラブルの原因です。テレワークの際のやりとりには、お互いの認識をすり合わせる一手間をかけ、あいまい言葉を明確化しましょう。たとえば、「そのうち」を「2週間のうちに」、「至急で」を「1時間以内に」と言い直してもらうことで、相手のニュアンスがより正確に伝わり、仕事上のトラブルを減らせます。また、相手の言葉を一度要約して繰り返すことで、非対面のコミュニケーションでも正確に相手の意図を把握することが可能です。

テレワークの悩みや課題は「チーム管理」で解決できる

社員がそれぞれ別の場所で働くテレワークでは、コミュニケーションの手段が限られ、業務効率が低下しがちです。また、お互いの仕事の状況が見えづらいため、チームメンバー同士でカバーしあうのが難しく、チームとしての一体感も薄れます。「だれがどんな仕事をしているのかわからない」状態を避けるため、テレワークではチーム管理やチームマネジメントの強化が必要不可欠です。

チーム管理に取り組む場合は、テレワーク時代のチームワークツール「Serccs(サークス)」の導入がおすすめです。Serccsには、1週間単位でチームの計画やタスクを共有する機能があるため、テレワーク環境でもチームメンバーが目標を見失わず、互いに協力しあうことができます。

>> Serccs(サークス)の詳細はこちら


[注1] 日本テレワーク協会:テレワークとは
https://japan-telework.or.jp/tw_about/

[注2] パーソル総合研究所:新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査
https://rc.persol-group.co.jp/thinktank/research/assets/telework.pdf

[注3] 総務省:令和2年版 情報通信白書
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r02/html/nd123210.html

 

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