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コミュニケーションツールとは?ITツールで社内・企業間のつながりを強化しよう

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コミュニケーションツールとは、情報共有・伝達の場をオンラインで提供し、社内・企業間のつながりを強化するITツールです。働き方改革や新型コロナウイルス感染症をきっかけとして、定着しつつあるテレワーク環境で活躍するのが、「コミュニケーションツール」と呼ばれるITツールです。コミュニケーションツールを導入すれば、テレワーク環境で希薄化しがちな社内・企業間のつながりを強化し、コミュニケーションを強化できます。

この記事では、コミュニケーションツールの概要やメリット、導入にあたっての注意点をわかりやすく解説します。

コミュニケーションツールとは?

社内・企業間のつながりを強化するツール・コミュニケーションツールとは?社内・企業間のつながりを強化するツール情報共有・伝達の場をオンラインで提供し、社内・企業間のつながりを強化するITツールである「コミュニケーションツール」が大きな威力を発揮するのはテレワーク環境です。コロナ禍をきっかけとして、多くの企業にテレワークが定着しており、東京都の調べでは2021年9月のテレワーク導入率は全体の63.9%に達しています。[注1]テレワーク環境では、オフィスワークよりもコミュニケーションの手段が限られるため、社員同士やパートナー企業とのつながりが希薄化する傾向があります。コミュニケーションツールがあれば、スピーディーな情報共有や、業務情報の効率的な集約によってつながりを強化し、社員のモチベーションアップや生産性向上が期待できます。

コミュニケーションツールを活用する4つのメリット

コロナ禍により、多くの企業にテレワークが定着するなかで、コミュニケーションツールの重要性はますます高まっています。コミュニケーションツールを活用する4つのメリットを紹介します。

情報を俯瞰して確認でき、確実に情報伝達できる

コミュニケーションツールを導入すれば、業務情報をサマリー、タスク(ToDoリスト)、カレンダー、スケジュールなどさまざまな形式で集約し、わかりやすく確認できます。業務連絡などの重要な情報も俯瞰して確認できるため、確認漏れや連絡ミスを防ぎ、確実に情報を伝達することが可能です。

必要な情報をすぐに見つけられる

コミュニケーションツールなら、ファイル共有や動画共有などにより、テレワーク環境でも仕事の資料を共有できます。大事な情報を一箇所に集約することで、必要な情報をすぐに見つけることができ、社員が資料探しに手間取ることもなく、業務効率化を後押しすることが可能です。

コミュニケーションの活性化につながる

コミュニケーションツールには、チャット、メッセージ、カメラやスピーカーを用いたWeb会議など、さまざまなコミュニケーション手段が用意されています。とくにWeb会議は、チャットやメッセージなど文字のやりとりでは抜け落ちやすいニュアンスを伝えられ、オフィスワークのような会議やミーティングが可能です。Web会議を活用することで、テレワーク環境で希薄化しやすい社内・企業間のつながりを強化し、コミュニケーションの活性化を実現します。

情報共有により、社員が同じ目線で業務を進められる

テレワークでは、情報共有の格差が生まれ、チームやグループでの仕事に支障をきたしやすくなります。とくにテレワークとオフィスワークという2つの勤務形態を取り入れたハイブリッドワークを実践している企業では、テレワーカーとオフィスワーカー同士の情報格差が深刻です。そのため、ハイブリッドワークは、社員が主体的に働けるというメリットがある一方、どこで働いていてもスムーズに情報を共有できる必要があります。

>> ハイブリッドワークとは?こちらの記事で詳しく解説しています

そのため、コミュニケーションツールを取り入れて、情報共有・伝達の場をつくれば、社員が同じ目線で業務を進められます。コミュニケーションを強化しテレワークの生産性を向上したい企業は、コミュニケーションツールを導入しましょう。

コミュニケーションツールをうまく活用する3つのポイント

コミュニケーションツールを導入しただけでは、社内・企業間のコミュニケーションの活性化につながりません。コミュニケーションツールをうまく活用するポイントは3つあります。

情報格差を無くす

コミュニケーションツールをうまく活用すれば、テレワーク環境の情報格差を無くせます。コミュニケーションツール上で業務連絡を行ったり、仕事の資料をファイル共有機能でシェアしたり、動画で共有したりすれば、テレワーカー、オフィスワーカーにかかわらず、いつでも必要な情報を閲覧できます。とくにテレワークとオフィスワークを併用しているハイブリッドワークの場合は、コミュニケーションツールの情報共有機能を有効に活用しましょう。

社内のつながり、相談ができる場を作る

コミュニケーションツールなら、チャットやメッセージなどの情報伝達機能により、社内のつながり、相談ができる場を作れます。テレワークで働く社員とのつながりを強化し、従業員エンゲージメントを高められます。

情報を集約する

コミュニケーションツールは、情報を一箇所に集約する社内ポータルとしても機能します。たとえば、業務連絡をサマリーで表示したり、業務に使うWebサイトをリンクしたりして、業務効率化を実現できます。テレワークにおけるコミュニケーション面の課題解決には、コミュニケーションツールを賢く活用しましょう。

>> 社内ポータルサイトとは?こちらの記事で詳しく解説しています

コミュニケーションツールを構成する5つの要素

コミュニケーションツールには、大きく分けて5つの機能があります。それぞれの機能の特徴と使い方を表にまとめました。

機能

特徴と使い方

全社・本部からの通達の受領

業務指示や業務連絡など、さまざまな業種・業態で双方向コミュニケーションを実現できます

メッセージコミュニケーション

社内・企業間など、任意のグループを作成し、チャットやメッセージでのコミュニケーションが可能です

ファイル共有

仕事の資料などをクラウド上にアップロードし、いつでもどこでも必要なときに共有できます

動画共有

動画ファイルを共有し、コミュニケーションツールの画面上で再生できます

文字で書かれたマニュアルだけでは理解しづらい作業など、店舗や工場などでの従業員教育に最適です

利用者のつながりを向上する機能

コミュニケーションツールには、テレワークでは伝えづらい「ありがとう」の気持ちを送る機能もあります

たとえば、サンクスカードは写真にメッセージを添えて、気軽に感謝の気持ちを伝え合うことが可能です

こうした5つの機能を兼ね備えているのが、コミュニケーションツールの「Smart×Portal」です。「Smart×Portal」なら、社内・企業間のコミュニケーションを活性化し、双方向コミュニケーションによってつながりを強化できます。テレワークやリモートワークが当たり前になった時代だからこそ、「Smart×Portal」で気軽なコミュニケーションの場をつくりましょう。

コミュニケーションツールを導入し、社内・企業間のつながりを強化しよう

コロナ禍の影響を受け、テレワークやリモートワークが当たり前になった時代だからこそ、コミュニケーションツールの導入が重要です。コミュニケーションツールを導入すれば、社内・企業間のつながりを強化し、テレワーク環境でのコミュニケーションをより活性化できます。また、業務情報の集約やスムーズな情報伝達により、生産性向上につながるのもコミュニケーションツールの導入メリットです。コミュニケーションツールをうまく活用し、withコロナ/afterコロナ時代ならではの「働き方改革」を実現しましょう。

>> おすすめのコミュニケーションツール「Smart × Portal」の詳細はこちら


[注1]
東京都:テレワーク実施率調査結果をお知らせします!9月の調査結果
https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2021/10/07/07.html

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