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社内ポータルサイトとは? ~機能やメリット、作成する際のポイントなどを解説~

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皆さんは、社内ポータルサイトを使ったことはありますか?実際に導入されていない限り、なかなか社内ポータルサイトについて知る機会はないと思います。
今回は社内ポータルサイトとは何か、機能やメリット、作成する際のポイントなどをわかりやすく紹介します。

社内ポータルサイトとは

社内ポータルサイトとは、社内のいろいろな情報にアクセスしたり検索したりできるようにするためのWebサイトのことです。
ポータルサイトには、複数のシステムに分散している情報を集約し、一箇所からアクセスできるようにする役割があります。
ポータルサイトにアクセスすれば仕事ができる、わからないことを検索できる、必要な情報がすぐ手に入るというような状態にすることができます。
そのため、社内ポータルサイトを導入することは、いつでもどこでも働ける環境を整える第一歩とも言えるかもしれません。

社内ポータルサイトの機能と役割

社内ポータルサイトにはさまざまな機能と役割がありますが、代表的なものを紹介します。

情報の一元化

勤怠管理システムや経費などの申請システム、プロジェクト管理システムなど、企業では複数のシステムを活用していることがほとんどです。
また、テレワークの導入にともない更に利用するシステムが増えた企業も多いのではないでしょうか。
各システムの入り口を社内ポータルサイトに統一することで、利用者は迷うことなく必要なときに必要なシステムで効率的に業務を遂行することができます。

コミュニケーションツール

社内ポータルサイトで会社からのお知らせなどを伝えることで、他のメールに埋もれて大切なお知らせを見逃していたというようなことを防ぐことができます。
また、社員同士が情報を発信しあえる場としておくことで、社内の情報共有がスムーズになります。
業務をする上でのワンポイントアドバイスなども共有しあうことで、会社全体でより効率的に業務を進めることもできるでしょう。

必要な情報をすぐに届ける

社内ポータルサイトにアクセスすれば、いつでも必要な情報が手に入る環境を整えることで、情報を探すために時間を割く必要がなくなり、本来の業務に注力することができます。
また、複数のシステムにまたがる情報を一つの画面上に表示することで、既存のシステムの情報を横断的に確認でき、それぞれのシステムをさらに有効活用することができます。

社内ポータルサイトを導入するメリット

次に、社内ポータルサイトを導入するメリットをご紹介します。

業務効率化

企業で利用している複数のシステムの入り口を社内ポータルサイトに集約することで、「システムを探す」という無駄な時間を削減することができ、利用者は使いたいシステムにすぐアクセスできるようになります。
加えて、各システムでバラバラに管理していた情報を加工し、グラフや一覧にして社内ポータルサイトの画面上にまとめて表示することで、システム間の移動をなくし、業務を効率化できます。さらに、まとめて表示することで今まで気づかなかった関連性も発見できたりもします。
また、個人に合わせて情報をパーソナライズして提供する機能があれば、「営業担当には売上の数字を一番目に表示する」、「情報システム部門には社内サーバーの稼働率を一番目に表示する」など、より進んだ業務改革を実現することができます。

円滑な情報共有

社内ポータルサイトを導入すると円滑な情報共有を行うことができます。
会社からのお知らせをメールで送ると、埋もれてしまって気づかないなど、過去のお知らせを遡るのも一苦労です。
会社からのお知らせを社内ポータルサイトで共有することで、メールに埋もれる心配をなくし、過去のお知らせを検索することも簡単になります。
さらに、「よくある質問」としてよく探される情報を社内ポータルサイトにまとめておくことで、わざわざ問い合わせる必要も、問い合わせに対応する必要もなくなります。

コスト削減

社内ポータルサイトで全社に情報を共有できるので、これまで紙に印刷して配布していた情報がすべてオンライン上で共有可能となります。
月次や週次で作成していた報告書や、各システムに散らばった情報を収集しグラフなどに加工する作業も不要になり、すべてリアルタイムで表示させることができます。
紙や郵送費などの経費削減や、情報収集やグラフに加工する人的コストの削減、書類を保管しておくスペースもなくすこともでき、多くのコスト削減を見込むことができます。

各システムを最大限活用

社内ポータルサイトを利用して、各システムへの入り口を一つにすることで、新しくシステムを導入した際は社員に利用を促すことができ、利用頻度を高めたいシステムを目立たせることも可能です。
また、各システムからの情報を集約することで、社内に散在する情報を最大限に活用することができ、各システムの導入効果を今まで以上に高めることもできます。

社内ポータルサイトが活用されていない理由

では逆に、社内ポータルサイトが活用されていない理由は何でしょうか?ここではその理由を説明します。

ただのリンク集になっている

社内ポータルサイトの役割を各システムの入り口だけとし、リンク集のようになってしまっていると、ほしい情報がすぐに見つからないため、社員はポータルサイトにアクセスすることが無駄な作業が1つ増えただけと感じてしまいます。
ただのリンク集にせず、ポータルサイトにアクセスする価値を作ることが大切です。

情報が更新されない

とりあえず構築した社内ポータルサイトでは、情報をただ並べているだけになってしまうこともよくあります。
情報が更新されなければ、利用者も減ります。その結果、更に更新頻度が落ち社内ポータルサイトが形だけのものとなってしまう恐れがあります。
定期的に情報を更新し、ポータルサイトで最新情報を確認するという社内文化を作ることも大切です。

利用者が少ない

そもそも社内ポータルサイトの利用者が少なければ、活用されることもなくなってしまいます。
社内ポータルサイトを導入だけして終わるのではなく、利用者からのフィードバックを受け、継続的に改善していくことが必要です。
利用者にとって「見やすさ」と「使いやすさ」はとても重要なことです。
そこを意識し、フィードバックをもとに最適な形に改善することが大切です。
改善を繰り返し行うことで、最適な社内ポータルサイトが完成することでしょう。

社内ポータルサイトを作成する際のポイント

社内ポータルサイトを新しく導入する際や、リニューアルする際のポイントをご紹介します。

見やすさ・使いやすさ

日常的に使う社内ポータルサイトは、「見やすさ」と「使いやすさ」が重要になります。
社内の情報をただ一箇所に集約するだけでなく、情報の検索機能や、グラフ化して表示するなど利用者にとって見やすく、使いやすくすることで、ポータルサイトの活用が促進されます。

セキュリティ

社内ポータルサイトは、社内に分散した情報を集約する役割があります。中には、社外秘の情報が共有されることもあります。
活用しやすい環境も大切にしつつ、アクセス制限やポータルサイトへのログインに多要素認証を用いるなど、セキュリティ面を万全にする必要があります。

親しみやすさ

社内ポータルサイトには、社内のお知らせだけでなく、社員の日常や業務以外の活動の記録などを手軽に投稿できる場を用意し、社員同士の交流の場とすることもおすすめです。親しみやすさを意識することで、社員によるポータルサイトの活用を促進することもできます。
また、会社のロゴなどに合わせたデザインにすることも、親近感が出るので良いでしょう。

終わりに:テレワークの推進にも社内ポータルサイトの活用がおすすめ

テレワークが進んでいるこの機会に社内ポータルサイトの導入を考えてみてはいかがでしょうか?
ポータルサイトを既に導入している場合は、今回の記事が今後のポータルサイトの活用の参考になれば幸いです。

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新里 亮太

執筆者情報:

新里 亮太(しんざと りょうた)

株式会社ユニリタ クラウドビジネス事業本部
ITマネジメントイノベーション部 プロモーションフォースグループ リーダ
兼 DXアクセラレーション部

働き方改革基盤「Digital Workforce」のセールス・プロモーション活動で培った経験をもとに、企業の生産性向上・セキュリティ対策について情報発信しています。

登壇実績
・日経産業新聞フォーラム
「デジタルワークプレイスで実現する生産性と従業員満足度の向上」

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