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コロナ禍により、テレワークを導入する企業が増えています。時間や場所に縛られずに働けるテレワークは、従業員にとってさまざまなメリットがある一方で、大きな課題となっているのが「情報共有」です。従業員が各々の自宅で働くテレワーク環境では、オフィスにいるときと違い、隣の席の人などにわからない点を気軽に質問・相談できません。業務に関わる情報を整理し、従業員全員が必要な情報にすぐアクセスできる仕組みがなければ、生産性がどんどん低下することになりかねません。この記事では、テレワークにおける情報共有やコミュニケーション面の課題と、その解決策をわかりやすく解説します。
目次
新型コロナウイルス感染症の影響を受け、企業が感染予防対策に乗り出した結果、オフィスの外で働くテレワークが普及しました。国土交通省のテレワーク人口実態調査結果によると、自営業をのぞく雇用型就業者のうち、テレワーク制度などに基づいてテレワークを実施している人の割合は19.7%。前年度調査の9.8％から倍増する結果となりました。とくに首都圏では、緊急事態宣言が発令された2021年4月、5月にテレワーク実施率が31.4%を記録し、ニューノーマルな働き方の急速な広がりを物語っています。[注1]
従業員にとっても、働く場所や時間が柔軟なテレワークはメリットが多く、リクルートキャリアの調べでは、テレワーク実施者の51.2%が現状の働き方に満足していると回答しています。[注2]
一方で、テレワークの急速な普及により、課題となっているのが社内のコミュニケーションです。働く場所が「オフィス」から「自宅」に変わった結果、気軽に相談や質問ができなくなり、社内のコミュニケーションに齟齬が発生しています。テレワークのメリットに目を向けつつ、テレワーク環境の情報共有の仕組みづくりに取り組むことが大切です。
テレワークはメリットばかりでなく、社内コミュニケーションで齟齬が生じる原因でもあります。テレワークにおけるコミュニケーション面の問題は、「気軽に質問や相談ができない」「ミスやトラブルのフォローが遅くなる」「重要な情報が散逸し、バラバラになる」の3つです。それぞれの問題を順に見ていきましょう。
従業員が働く場所が自宅やカフェ、コワーキングスペースといったオフィスの外に変わった結果、「隣の人に わからない点を聞く」など、ちょっとした質問や相談が気軽にできなくなりました。疑問や悩みを自分で解決しようとした結果、かえって問題解決までに時間がかかり、テレワーク環境の生産性低下の一因となっています。
実際に日経BPコンサルティングの調べによると、「新型コロナの影響による企業内のコミュニケーション課題」として、35.3%の人が「社内で気軽な会話ができない」ことを挙げています。また、「親睦をはかる場をもてず、コミュニケーションが激減している」と回答した人も31.4%います。[注3]
業務上の問題のみならず、職場の悩みや不安を気軽に周囲の人へ相談しづらい状況が生まれており、従業員のメンタルヘルスの悪化も懸念されます。
気軽に質問や相談ができないだけでなく、テレワーク環境ではミスやトラブルのフォローも遅くなります。メール、ビジネスチャットツール、Web会議システムといったコミュニケーションツールを活用しても、当事者がその場にいないため、テレワーク環境ではトラブル対応が後手に回りがちです。メールやチャットでの会話では細かなニュアンスの理解が難しく、テレワーク特有のトラブル対応の難しさもあります。
また、テレワーク環境では従業員1人ひとりの行動や働きぶりが目に見えず、そもそもミスやトラブルの発見が困難です。先ほどの日経BPコンサルティングの調査でも、テレワーク環境のコミュニケーションの課題として、36.1%が「上司・同僚・部下の行動が見えない」ことを挙げており、全9項目のうちトップの回答率を占めています。[注3]
テレワークに伴う職場環境の変化に対応し、「気軽に質問や相談ができる」「ミスやトラブルを迅速に発見・フォローできる」仕組みづくりに取り組む必要があります。
テレワーク環境では、従業員1人ひとりに情報を直接伝達できないため、業務に関わる重要な情報が散逸しがちです。とくにテレワーク勤務と社内勤務の両方の制度がある企業では、「情報の格差」が生まれるケースが少なくありません。たとえば、社内勤務の人には朝礼でリアルタイムに情報が伝達されるが、テレワーク勤務の人にはチャットツールなどで遅れて知らされるか、あるいは全く知らされないといったケースです。
従業員の間で情報の格差が生まれると、業務のノウハウやナレッジ、フローなどが共有されず、やがて業務の属人化につながります。また、テレワーク環境では、従業員同士の物理的距離が遠いこともあり、個人作業が増加することも業務の属人化を招く一因となっています。情報の格差を生じさせないためには、従業員が必要な情報にいつでもアクセスできる仕組みをつくり、「情報を届ける努力」を積極的に行うことが大切です。
テレワークの情報共有の課題を解決するには、必要な情報が整理され、「ここさえ見れば情報がそろう」ような情報基盤を用意することが大切です。情報が社内システムやクラウドサービスに散在していると、必要な情報に アクセスできず、業務効率の低下を招きます。そこで役に立つのが、1つのポータルサイトを通じ、さまざまなシステムにアクセスできる「社内ポータル」の導入です。
社内システムの入り口を1つに統一することで、従業員が疑問や悩みを抱えたとき、すばやく必要な情報にアクセスできます。部署によって使うシステムが異なったり、テレワーク対応のためクラウドサービスを大量に導入したりした場合でも、社内ポータルがあれば情報共有の課題を解決できます。
社内ポータルの導入をお考えの場合は、「Digital Workforce（デジタルワークフォース）」がおすすめです。従来の社内ポータルは、単なる社内システムの「リンク集」としての機能しかなく、システムにその都度 ログインする手間が発生し、業務効率化につながっていませんでした。しかし、「Digital Workforce」は一組のIDやパスワードでセキュアにログインできるシングルサインオン（SSO）に対応しているため、利便性とセキュリティが向上します 。また、社員1人ひとりのログイン状況を把握できるため、社員の行動や働きぶりを見える化できるのも「Digital Workforce」の特徴です。
テレワークにはメリットだけでなく、社内コミュニケーションの齟齬を以下に減らすかといった課題もあります。テレワークにおける情報共有の課題を解決するには、「ここさえ見れば情報がそろう」ような情報基盤を用意し、従業員が必要な情報にいつでもアクセスできる仕組みをつくることが大切です。そのためには、社内システムの入り口を1つに統一する「社内ポータル」の導入が役に立ちます。
[注1] 国土交通省：「テレワーク」実施者の割合が昨年度から倍増！～令和2年度のテレワーク人口実態調査結果を公表します～
https://www.mlit.go.jp/report/press/toshi03_hh_000072.html
[注2] 株式会社リクルートキャリア：新型コロナウイルス禍における働く個人・企業の意識調査トピックス編 テレワークでの働き方の満足度、新型コロナウイルス禍の影響で導入した人事制度など ―2020年9月調査―
https://www.recruit.co.jp/newsroom/recruitcareer/news/pressrelease/2021/210217-02/
[注3] 日経BPコンサルティング：1500人緊急調査「コロナで変質した企業内・企業間コミュニケーション」
https://consult.nikkeibp.co.jp/ccl/atcl/20200525_1/
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