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中小企業が陥るクラウドサービスの3つの罠とは? 散在するクラウドサービスの効率的な利活用を解説

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総務省の令和2年版情報通信白書によると、クラウドサービスを導入する企業の割合は60%を超えています。[注1]グループウェア、Web会議システム、ファイル共有サービスなど、便利なクラウドサービスの利用が広がる一方で、中小企業はその利活用に大きな課題を抱えています。たとえば、全体の運用を考えず、部分最適でクラウドサービスをあれもこれもと導入したため、かえって業務が煩雑化してしまうケースです。また、テレワークの導入が増加し、クラウドサービスを利用する対象者の範囲が広がったため、少数の管理者では対応しきれないという問題もあります。この記事では、中小企業が陥るクラウドサービスの罠や、クラウドサービスを効率的に利活用するためのポイントを解説します。

中小企業が陥るクラウドサービスの3つの罠

便利なクラウドサービスがたくさんリリースされる一方で、個々の業務でクラウドサービスを導入したものの、全体最適化ができていない企業が少なくありません。ここでは、中小企業が陥るクラウドサービスの3つの罠を紹介します。

クラウドサービスが乱立し、かえって仕事が滞る

とくに中小企業に多いのが、個々の業務にあれもこれもとクラウドサービスを導入した結果、「クラウド乱立」の状態に陥ってしまうケースです。個々の業務は効率化されたものの、導入したクラウドサービス同士のつながりが見えないため、場面場面でどのサービスを使うか、どのように使うかがよくわからなくなるのが原因です。せっかくクラウドサービスを導入したのにもかかわらず、全体の業務改善につながらず、かえってメインの事業に支障をきたすリスクもあります。

クラウドサービスの使い方がなかなか浸透しない

クラウドサービスによって使い方が異なるのも大きな問題です。「クラウド乱立」の状態に陥ると、社内で個々のクラウドサービスの使い方がなかなか浸透せず、業務効率化につながらない可能性があります。とくに財務会計や税務申告など、専門性の高い経営管理アプリケーションは、導入にあたって教育研修やトレーニングが必要なため、クラウドサービスの数が多すぎると現場の社員の負担になります。

テレワークで利用者の範囲が広がり、管理者の対応が大変

クラウドサービスが乱立すると、現場の利用者(社員)だけでなく、「クラウドサービスが適切に利用されているか」「セキュリティリスクはないか」を監督する管理者の負担も増大します。とくに新型コロナウイルス感染症対策のため、テレワークで仕事をする社員が増加しました。インターネット環境があれば利用できるクラウドサービスは、テレワークの心強い味方です。しかし、テレワークでクラウドサービスを利用する対象者の範囲が急激に増大したため、利用者の権限の設定や、社員からの問い合わせへの対応、不正アクセス等のセキュリティ対策など、とくに管理者の人数が少ない中小企業で業務負担が増加しています。

クラウドサービスを活用するポイントは?少数の管理者でも運営できる基盤をつくろう

業務効率化に取り組むうえで、さまざまなクラウドサービスの導入は必要不可欠です。とくに社員がオフィスの外で働くテレワーク環境では、インターネットがあれば利用できるクラウドサービスは欠かせない存在です。「クラウド乱立」の状態に陥り、業務の煩雑化や運用管理の負担増を招かないよう、あらかじめ利用範囲や運用ルールを決めましょう。独立行政法人情報処理推進機構(IPA)の「中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き」では、クラウドサービスの導入にあたって、以下の4点を確認すべきだとしています。[注2]

確認すべきポイント 何を確認するか
利用範囲の明確化 クラウドサービスでどの業務、どの情報を扱うかを検討し、業務の切り分けや運用ルールの設定を行いましたか?
サービスの種類とコスト 業務に合うクラウドサービスを選定し、コストについて確認しましたか?
扱う情報の重要度 クラウドサービスで取扱う情報の管理レベルについて確認しましたか?
ポリシーやルールとの整合性 セキュリティ上のルールとクラウドサービスの活用の間に矛盾や不一致が生じませんか?

とくに既存の運用ルールとの整合性をよく吟味することで、クラウドの導入によるビジネス環境の変化に対応し、少数の管理者でも運営できる基盤を築くことができます。さまざまなクラウドサービスを自由に利用しつつも、各サービスを1つの運用ルールに落とし込み、コントロールすることが大切です。

クラウドサービスで業務を整理し、効率化する3つのポイント

クラウドサービスを導入し、業務効率化を実現するポイントは3つあります。まずはマニュアル管理を徹底し、社員が利用方法を疑似体験できるような仕組みをつくりましょう。また、クラウドサービスの利用もふくめた業務フローを整備し、個々の業務のつながりを整理することも大切です。

業務マニュアルを一か所に集約する

「クラウド乱立」の状態を解消するためには、業務マニュアルを一か所に集約する「マニュアル管理」が欠かせません。クラウドサービスの導入が業務改善につながらない原因の一つが、クラウドサービスによって使い方が違うため、現場に浸透しづらいことです。クラウドサービスもふくめ、業務マニュアルを一か所に集約し、クラウドサービスを使った業務標準化の徹底が大切です。マニュアルはオンラインで閲覧できる状態にすると、テレワークにも対応できます。

動画コンテンツを活用し、クラウドサービスの使い方を浸透させる

クラウドサービスの使い方を浸透させるうえで大切なのが、動画コンテンツの活用です。クラウドサービスの使い方を覚えるには、利用者がサービスを疑似体験できるような教育研修の仕組みが必要です。コミュニケーション活性化、エンゲージメント向上プラットフォームの「Smart×Portal(スマートポータル)」なら、テレワークもふくめた多拠点展開する企業でも、サービス上で簡単にマニュアル動画を共有できます。また、動画共有だけでなくさまざまな業務指示や業務連絡をすばやくオンラインで共有可能です。

>> 「Smart×Portal」の詳細はこちら

シンプルな業務フローを書き、業務のつながりを可視化する

業務ごとに使うクラウドサービスが異なると、現場の社員の混乱を招く恐れがあります。業務フローを作成し、どの業務で、いつ、だれが、どのクラウドサービスを使うのかを明確にしましょう。業務フローの作成なら、「Ranabase(ラーナベース)」がおすすめです。Ranabaseなら、直感的でわかりやすいUIで、最大4層までの業務フローを作成できます。また、社員が気づきや改善点を直接書き込むことができるため、現場の声が反映された業務フローの作成が可能です。

>> 「Ranabase」の詳細はこちら

「クラウド乱立」に陥らないよう、クラウドサービスの運用ルールを整理しよう

クラウドサービスを導入したものの、なかなか業務改善につながらない中小企業が少なくありません。クラウドサービスの使い方もふくめ、業務マニュアルは一か所に集約し、利用者がすぐに使い方を学べるよう、動画コンテンツも活用していくことが大切です。また、クラウドサービスをたくさん導入する場合は、各業務のつながりが見えるよう、業務フローの整理に取り組み、「クラウド乱立」に陥らないよう、あらかじめ運用ルールを整理統合することが大切です。


[注1] 総務省:令和2年版 情報通信白書

https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r02/html/nd252140.html

[注2] 独立行政法人情報処理推進機構:中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き

https://www.chusho.meti.go.jp/koukai/kenkyukai/smartsme/2018/180330smartsme05.pdf

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