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「働き方改革 × DX」 ステージ3では生産性向上がテーマとなります。可視化されたプロセスとして業務プロセスをデジタル化することで、組織間のシームレスなプロセス連携を実現し、KPIをベースにしたPDCAで生産性を向上します。
新型コロナウイルスの緊急事態宣言やまんえん防止等への対応として、ロケーションフリーな働き方を行う仕組みを整備し、テレワーク下での情報共有／連携を推進してきた企業が多いでしょう。
しかし、テレワーク環境でのコミュニケーションや情報共有ができるようになっていたとしても、各種のファイルが点在し必要な情報がすぐに取得できないといったことがないでしょうか。業務の属人化や組織の壁があり、テレワーク下では円滑に物事が進まないといった事態が発生していないでしょうか。また、テレワーク時の評価に対しても、従来のように目の前で働きぶりを見て判断するといったことができず、評価者も評価対象者も不安を抱えているといった事態も起こりがちです。
実は、これらの課題は従来の働き方でも生産性の向上を阻害する要因として存在していたのですが、コロナ禍で求められた非対面な働き方の中でより浮き彫りになった課題と言えます。コロナ終息後についても、テレワークやフレックスタイムの採用といった多様で柔軟な働き方を推進していくには、これらの課題に対する取り組みが生産性向上を図る上で重要になると考えられます。
この記事では、これらの生産性向上を図る上での課題に対しての取り組み方を解説します。
ここでは、生産性向上を阻害するよくある課題や悩みを挙げてみます。
情報が各種ファイルに点在し、さらにはアナログな形式（紙）での管理が混在しているといったケースがあり、多角的な検索や参照、複数の情報を関連して抽出するということができず困っている。
病欠時など、その人が居ない際や連絡がつかないと回せない業務がある。特定の人に業務が集中してしまい、個々人の負荷分散も難しく、特にテレワーク下での業務管理にも支障をきたしやすい。
部門間の壁があり、部門をまたぐ業務処理を進める際には都度、組織間での調整が必要で手間取る。テレワーク下では迅速に打合せをすることが難しく、待機時間が発生しがちである。
また、後続部門での利用用途を分からずにデータ入力やデータ提供等をしていて、作業の優先順位が不明なことや、最適な形での業務設計となっていないまま対応していることも多い。
従来、各自の業務評価やフィードバックについては、オフィス内での作業の様子を観察したり、対面で簡易な内容チェックを随時行ったりと働き方を見ながら行っていたが、テレワークやフレックスタイムなどの多様な働き方が増えることで評価を都度修正するといったことが難しくなってきている。ジョブ型雇用と呼ばれるような、各人の担当業務（ジョブ）を明確にした上で業務を分担、評価する雇用形態が増えていくという予測はあるものの、まだ制度設計が難しく、個々人が自分の評価だけに閉じた視点で動いてしまうのではないかという不安がある。
これらの問題や悩みに対して、どのようにして生産性の向上が可能でしょうか。理想的な姿とは以下のようなものと考えられます。
「業務プロセスのデジタル化」により属人化された業務内容の標準化や自動化を図り、紙やExcelなどの分散していた情報を一元化します。また、組織間の業務の流れが「シームレスにプロセス・データ連携」できるようにして、組織間のやり取り・待機時間を削減します。これらの結果、蓄積されるデータを活用して、「業務のPDCA」を回し、評価と改善のフィードバックを行います。
では、生産性向上に向けて取り組む際のポイントとは何でしょうか。それは、以下の3つとなります。
業務の棚卸しと、課題がある業務の業務フロー等を描き、関係者で業務プロセスの共通認識を持つことは非常に有効です。組織横断の場合はもちろん、部門内の業務であっても、業務を進めるにあたって共通認識・共通用語を持って進められますし、改善を議論する際にも共通の土台となります。また、業務の属人化を防ぐためにも業務プロセスを可視化しておくことが有効です。
当社の経験では、業務プロセスを棚卸しして業務フローを可視化していくと、現場や管理者からさまざまな現状の問題点や気づきが出てくることが多くあります。部門をまたいで可視化、共有すると、自部門だけでは思いもよらない意見や改善策が出てくることもあります。
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業務上の利用データを棚卸しして整理しておき、適宜・適切なデータの共有を行うことで、組織間のシームレスな業務の連携が可能となります。見える化に際しては、関係者間で必要な情報の粒度や項目を合わせておくことで、複数個所での情報メンテ（データの重複保持・メンテ）が不要になりますし、場合によっては不必要な帳票や情報項目の存在に気づき、該当情報の作成業務が削減できるといったことも起こります。
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上記の①と②を行う際には、色々なパターンを全て描いていきたくなりますが、これを機に業務の「標準化」を意識して整理していくと良いでしょう。その結果、属人化を防ぐ効果がありますし、業務のシステム化を行う際にも非常に役立ちます。あまりに多くの例外を許容したままシステム化しようとすると、開発費用もその後の運用工数も掛かってしまいますし、最悪、システム化が頓挫することになります。
各業務のゴールとKPIを設定し、その達成度合いについて見える化し、共通のゴールを意識したPDCAを行えるようにしましょう。①で明確にした業務の流れと②で見える化した取り扱う情報に則り業務が処理され、その結果、データとして蓄積される情報でKPIを確認しながら必要なアクションをとります。そういったPDCAサイクルを回すことで「評価」と「改善」を組織として実行できるようにします。
また、従来のように同じ場所で様子を見ながらの支援や業務の調整が難しいため、個々人の業務負荷についても見えるようにして、必要に応じてチーム内で適宜分担して目的達成を目指すようにする注意が必要です。その結果、チームとしての業績評価、また仕事の分担状況から個々人の評価も見えてきます。
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この記事では、ロケーションフリーな柔軟な働き方を実現しながら生産性向上を行うためには、「プロセスの見える化」、「データの見える化」、「成果・KPIの見える化」が重要だという点をお伝えしました。
実は、これらの視点は従来の働き方であろうとも重要でしたが、オフィスでの密なやり取りが行えることで結果的にフォローしていたと言えると思います。働き方改革の観点とともに業務改善の機会と捉えて、前述した3つのポイントで業務改善を実施していくことで、あらゆる企業で生産性向上の機会があると考えます。
>> 働き方改革4つのステージ ステージ3【生産性向上】の具体的な対策はこちら
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