製造業が自社製品を直接売るには？DXを実現しお客様に選ばれるECサイトを構築しましょう
「働き方改革×DX」ステージ1では、従来のオフィスワークだけでなく、自宅やサテライトオフィス、コワーキングスペース等でも仕事ができるように、単にテレワークの環境を整備するのでなくwithコロナを見据えたインフラ整備・制度改革が必要になり、テレワークにより得た経験や整備したインフラ・制度を活かしつつ、出社とテレワーク、オンラインとオフラインをうまく使い分けていくことが大切だとお伝えしました。
「働き方改革×DX」ステージ2は「情報共有／連携」と位置づけ、従業員がどこにいても仕事をする上で必要な情報が、必要な時にセキュリティが担保された状態で入手・活用でき、事業を行う上で必要な情報の流通を実現した状態を目指します。
従業員が働く場所を自由に選択できるようになっても、業務の都合によって出社が必要だったり、出社やテレワークなど人や情報の所在がバラバラで複数人との連携がうまく取れなかったり、従業員が利用できる情報の流通が増えると情報漏洩のリスクも高まる、などの課題も発生します。
本記事では、「情報共有／連携」を目指し、テレワークで求められる情報共有と強化すべき情報セキュリティについて紹介していきます。
テレワークを導入すると従業員は働く場所を自由に選択でき、業務の効率化やワークライフバランスの両立など、さまざまなメリットを享受できます。
しかし、デメリットについても目を向けなければなりません。例えば、業務を行うにあたって情報共有は欠かせませんが、離れて仕事していると今までできていた対面でのコミュニケーションができず、以前よりも意思疎通が難しくなったと感じる人が多くなりました。また、ナレッジやノウハウが共有されづらくなり属人化しやすくなったり、情報の発信がうまくできなかったりした結果、出社していたころよりも情報共有が難しくなるケースが多く見受けられます。
離れていても今まで以上に効率的に業務を行うには、コミュニケーションツールの利用が必須になります。コミュニケーションツールを利用することで情報伝達、コミュニケーション、ポータル的な要素といった、テレワークにおける業務効率化を多面的に支援できます。
情報のデジタル化によって、アナログな特定の業務の為だけに出社する機会を減らせたり、目的に応じて情報を集約し、重要な情報を漏れなく従業員に浸透させたりすることができます。また、マルチメディアで情報を共有できるツールであれば、紙では伝えづらかった情報を動画でわかりやすく配信することができ、従業員の理解も早まり、効率的に情報の共有が可能になります。紙から情報をデジタル化することで、バラバラに管理されていた社内や社外へ共有する書類やファイル等を一元的に管理もできます。
テレワークで陥りやすいコミュニケーションの減少や業務効率の低下には、適切なコミュニケーションツールの導入がおすすめです。ツールを利用してコミュニケーションを促進をすることで、「情報の見える化」「従業員への情報浸透」「エンゲージメント向上」といった段階を踏み、情報共有／連携で社員のつながりを強化できます。
>>コミュニケーションツールとは？ITツールで社内・企業間のつながりを強化しよう
テレワークでは、職場だけでなく自宅やサテライトオフィス、コワーキングスペースなどさまざまな場所でパソコンを使用します。また、テレワークを実現するため、新たにクラウドサービスをつぎつぎと導入したものの、セキュリティや運用ルールが統一されていなかったり、従業員個人にID管理をさせていたりするなど、利用できる情報やツールが増えることで情報漏洩のリスクが高まります。
そのため、事業を継続的にかつ安全性を保ちつつテレワークを行うには、情報セキュリティの強化が必要です。
情報セキュリティの強化には、IDとパスワードによる認証機能の強化や、指紋・静脈などによる生体認証、ワンタイムパスワードなど、用途に応じてさまざまな要望があり、導入に向けて大きなハードルになることがあります。
そのため、シングルサインオン（SSO）を活用し、従業員やIT部門の生産性とセキュリティを向上する機能を取り揃えたサービスの導入が望まれます。例えば、シングルサインオン（SSO）の導入によって、従業員はクラウドや社内システムを問わず、一度のログインでさまざまなシステムへアクセスできるため、利便性とセキュリティ強化の両立が可能になります。
また、クラウドや社内システムへのID連携を自動化できれば、ID・パスワード忘れの個別対応にかかる工数を削減できたり、入退社や人事異動の際の対応の抜け・漏れを防いだりと、不正アクセスや情報漏洩のリスクを低減できます。
>> シングルサインオン（SSO）とは？ テレワークで注目される3つのメリット
ここまで、ロケーションフリーの下、働く人と人との情報共有／連携をシームレスかつセキュアな状態にするには「コミュニケーションツールの利用促進」と「情報セキュリティの強化」が重要だとお伝えしてきました。
情報をデジタル化することで、散在する情報の集約や共有、公開やセキュリティが担保された情報の共有が可能になり、必要な情報が必要な時に入手、活用できます。
しかし、これらを最大限に有効活用するには、単にITツールを導入するだけでは不十分と言えます。なぜなら、企業ごとに抱える課題や問題は異なるため、自社の立ち位置を客観的に捉え、自社のDXとは何かを、経営層も含めた全社の共通認識として取り組んでいくことが必要になるからです。
「業務に必要な情報の洗い出しとデジタル化のための投資」や「情報をオープンに連携する文化の醸成とITリテラシーの向上」等、情報共有／連携のために経営層も含めた全社の共通認識として働き方改革とDXとに取り組んでいくことが求められます。
>>「働き方改革 × DX」 ステージ2【情報共有／連携】に関するページはこちら
>>「働き方改革とDXへの取り組み」をまとめたホワイトペーパーはこちら
Rankingランキング
New arrival新着
Keywordキーワード
