忙しいのに予想外の仕様変更に対応！？ココが変だよ日本企業！その６

今回は、その1～4でお伝えした、外国人労働者から見る日本企業の変なところ「残業が多い」とその原因の業務量の多い中、細かい処理、国際業務、そして予想外の仕様変更に対応すること（その３の内容）と非効率的な情報共有と定型のレポート作成すること（その４の内容）に対する解説と対策をご紹介したいと思います。

「業務量の多い中、細かい処理、国際業務、そして予想外の仕様変更に対応すること」、「非効率的な情報共有と定型のレポート作成すること」に対する解説、対策

簡潔に言うと細かい処理、予想外の仕様変更に対応する同時に、コンプライアンス（セキュリティ）対策にもなる対応のポイントはFlexibility（柔軟性）、セキュリティ（安全性）を揃えることです。また、非効率的な情報共有、定型のレポート作成することや国際業務の対策はStandard（標準化）とAutomation（自動化）です。

ポイント1：Flexibility（柔軟性）とSecurity（安全性）

多くの企業で利用されているExcelは取引先との間でよく使用されている以外、社内の経営報告資料に代表される管理資料も、Excel業務代表格の一つです。多くの企業がデータ集計、加工作業に追われ、経営から求められる情報提供速度に応えられていません。

解説・対策

Flexibility（柔軟性）とSecurity（安全性）を同時に実現することがとても難しいですが、社内外のやり取り中にもっとも重要なところでもあります。

通常の報告データを提供する以外、報告日の前日に急に＋αの情報を見たいとか、新しい数字が更新されたので、情報を追加してから再度提出するなどのケースも少なくないです。そのほか、予算編成業務みたいな「課→部→事業本部→全社」と組織階層毎に集計作業が発生します。最上位の全社単位で集計した結果、「全社数字は達成するが、組織単位での集計結果が当初計画と合わない」等が必ず発生する為、一度提出しただけではダメで、部分的な再調整を含め差し戻しが何度も発生します。そのような集計作業が何度も発生することを防止するために→予算編成業務で課題となる集計、統合業務をテンプレート化で手間を大幅軽減することができるFlexibility（柔軟性）の必要性が分かります。つまりExcelの利便性を維持したまま、Excel内のマクロ処理を外出しすることが柔軟に出来ことが重要です。手作業を何度も繰り返しよりも、ボタン一つで修正することできる、むしろ自動的に修正してくれることができる仕組みがあれば、報告者に対しても経営者に対しても嬉しいことと思います。

経営層が会社の経営を判断する重要な情報のほか、取引先に提供する大事な帳票など、Excelではデータを操作できてしまうため、改ざんされるリスクが常に付きまといます。例えば、経営報告レポート、部門管理レポート、Excel帳票（納品書・検収書等）のような書類を共有フォルダにアップしてチームでみていたら、誰かが間違えた数値を入れて保存してしまったとか、社外の取引等で数値が変わってしまったとか、「犯人」を見つかるだけでは終わらない話にある可能性もあります。ここで強調したいのが犯人を追捕よりも事件の発生を防止することがよっぽど大事です。→Excelレポートをイメージは代えずにWeb化すれば、エンドユーザの利便性は維持しつつ、データ改ざんできない仕組に変更します。このようにIT統制上の課題も一気に解決していきます。現場方達と経営者以外、ITのことを前線で戦うシステム管理者達も大変楽になります。業務効率化の同時に会社のことと自分のことを守ることもできのが大きな価値です。

Excelから代えるとなると、経営層側には見慣れたレポートの形を代えたくないひともいれば、希望情報提供方法もタブレットから従来の紙に至るまでバリエーションが多岐に及びます。→紙、 Excel、 PDF、 Web閲覧、モバイルと幅広い、情報公開をリーズナブルに実現し、業務効率向上とともにExcelデータの活用でより便利なモバイルソリューションや可視化提案もFlexibilityの1つです。

ポイント2：Standard（標準化）とAutomation（自動化）

非効率的な情報共有、定型のレポート作成することや国際業務の対策はStandard（標準化）とAutomation（自動化）です。

Excelのスキルは人それぞれです。そのため、非効率的な情報共有、定型のレポート作成などに時間がかかることがよくあります。また、国際業務に関わると、現地の言語の対応できる人の属人化が発生します。業務効率化やワークスタイル変革の推進には、以上の課題を解決することが必要です。

解説・対策

IT化とグローバル化が進んでいる中、企業が人材募集の時によく求人票の必要な能力という項目に書くことが「Excelが使えること」と「英語力」です。Excelが使えないと100%採用されないことがないが、Excelが使えるというのも実に曖昧な表現です。Excelのスキルによる属人化の利害関係が担当不在や担当の退職後にやっと分かってくるかもしれないです。海外担当が急なようで帰国した場合、その分の報告書が誰も作れないことも発生しております。ITの手法で業務のStandard（標準化）をすれば、Excel業務スキルの関係なして、GUIの設定だけで業務ができます、されに、GUIの特徴で処理のフローの可視化も可能のため、修正やメンテナンスも簡単にできます。修正する必要のある業務がすべて表示可能な仕組みのため、急な障害が発生する場合でも短時間で対応できます。また多言語対応の上、データ処理の設定できていれば、担当が不在の場合でも、スケジューリング機能で自動処理を行うことが可能のため、Automation（自動化）による属人化の防止することで海外展開と業務拡大の戦場で貴重な味方として活躍できると思います。

まとめ

日本では、高度人材という制度があります、学歴、言語力、年収など色々な項目に点数が付けられています。ある点数まで達成すれば、高度人材と認められます。「大学院卒業後事務職として会社で働いている私のどこが高度人材なんだろう？」と疑問を持っている外国人労働者がいました。その質問に対して、「あなたがいないと、○○国の○○事業の把握ができなくなるので、高度人材と思うよ」と上司に言われたそうです。「通訳用の高度人材はいらないな…」と彼女が感心しました。業務のStandard（標準化）とAutomation（自動化）ができれば、彼女の言いたとおり通訳を含め、特定なスキルで属人化になるようなことの改善ができます。また、業務のFlexibility（柔軟性）、セキュリティ（安全性）のある仕組みを作れば、Excel業務効率化から始め、全体の業務効率化と残業を改善が期待できます。

ワークスタイル変革の一つとして、ユニリタが考える「脱Excel ではなく、Excel を生かして業務効率を上げる方法」は、「業務毎に発生している、特有のペインに応じた対策」を取り揃える事により、部門、企業、各取引先単位でご利用のExcel業務に対して、単なる効率化、業務改善だけでなく、IT統制を踏まえた仕組みへと変革し、企業変革を促進させることができます。

外国人労働者が日本企業のここが変と言ったところが本当に変かどうかは人それぞれと思いますが、ただ裏で隠されている業務時間が長い、業務効率が良くないことは日本企業中で実際にペインを感じているところではないでしょうか。ユニリタでは、その課題に応じた解決案をご提供する事で、各Excel業務でお悩みのお客様の課題を解決します。業務効率化とワークスタイル変革のついでに、外国人労働者が変と思ったところを改善こともできるかもしれません。

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