社内に浸透しない？他部門展開がうまくいく取り組みをご紹介

ITSMの取り組みを数年取り組まれているお客様のお話しを聞くと、そろそろ軌道に乗り始めたので他部門や他のグループ会社まで広げていきたいけど、なかなか上手く行かなくて困っているよ、というお話を聞くことがあります。

部署やシステムによって、他と管理方法が異なるから適用ができない
今利用している管理方法やツールで困っていないから、わざわざ変更する必要がない

など、上手くいかない理由は様々あるみたいです。

ITSMの取り組みだけに限りませんが、他部門を巻き込む取り組みを継続するには当然ながら経営層や他部門の理解も必要となってきます。そのためにも、自部門だけでなく対外的に効果をアピールすることが必要になってきます。今回は、いくつか他社で取り組まれている取り組みをご紹介させていただきます。

①使ってもらうための、付加価値を付ける

付加価値を「付ける」ということに疑問符が付いた人がいるかもしれません。現在利用しているその仕組みは自部門にとっては効果のあるいい仕組みかもしれませんが、他部門や他グループ会社にとってみればどうでしょうか。利用範囲を拡大するためには、利用していただくための効果や価値がないとなかなかスムーズに展開できません。他部署展開に行き詰まった際は他部門にとってどういう効果があるのか？を検討し、もし無いようであれば対外的に効果のある付加価値を「付ける」と、他部署展開が進みやすくなるかもしれません。（たとえば、システムを使うと作業時間が見えるようになる等）

②汎用性を考慮して設計する

現行の運用をシステムに完全再現すると汎用性がなくなり、他部門展開する際の足枷になるケースがあります。「毎回承認するのは大変だから承認はなくそう」、「独自の項目が必要だから作成しよう」という事もあるかと思いますが、なるべく既存の項目で使いまわせるものを利用したり、フローについては他部門にも展開できるよう、システムや部門などでいくつかフローを変更できるようにする、など汎用性を考慮することも展開する上で必要になります。できれば、システム構築時に考慮したい事項ではありますが、おすすめの関連記事がありますので、ご興味がございましたらご確認ください。

おすすめ記事：ITILのシステム構築時のカスタマイズはどこまでやるべきか？

③実際に評価してもらう

「今のままで十分事足りているから」という言葉にくじけず、評価期間を設けて評価してもらうことも他部門展開を進める重要なステップになります。漠然とした不安からくる課題も、実際に評価いただくことで本当に大きな問題なのか、や何を解決しないとダメなのか、といった課題が顕在化します。課題が顕在化することで行動も具体化されます。

まとめ

今回はいくつかご紹介しましたが、各社で事情や文化が異なるためそのまま適用して解決できるかというと難しいかもしれません。しかし、他部門展開を考えている取り組みには「全社をあげて取り組むことで業績が上げられる、品質を向上できる」といった確たる理由・想いがあると思いますので、仲間・理解者を見つけて、取り組みを広げていっていただければと思います。

それでは。