業務の自動化で残業は減るのか？｜ココが変だよ日本企業その5

今回からは、第1回～第4回でお伝えした、外国人労働者から見る日本企業の変なところ「残業が多い」とその原因を振り返るとともに、課題を明確にし、課題ポイントと対策をご紹介していきたいと思います。

「Pepper君に残業させたらどう？Siriさんは残業が好き？」
～残業が多いことをツール（自動化）で改善しよう1～

1回目の記事は「日本の電車の中は静か過ぎる。（その原因は？）」というタイトルで外国労働者の角度から日本の残業の多さについて述べました。

外国人労働者の言っていることや外国人ベースの調査ばっかりと思われているかもしれないが、実際に日本人向けの調査でも同じ結果が出ました（平成28年過労死など防止対策白書）。長時間労働による疲労の蓄積度やストレスが非常に高く、睡眠時間が少なく、残業を減らしたいという声が挙げられています。

2回目、3回目、４回目の記事はそれぞれ、「日本は祝日が多い！」「日本のサービス、神対応って必要？」「なぜ日本人は有給休暇をとらない？」というタイトルで書かせていただき、外国労働者の角度から、

2回目：仕事の繁閑の差による業務量の増減、取引先の増減の対応に手間がかかること
3回目：業務量の多い中、細かい処理、国際業務、そして予想外の仕様変更に対応すること
4回目：非効率的な情報共有と定型のレポート作成すること

以上、計３つの課題をお話しさせていただきました。ここでは、より具体的なポイントと対策についてお話しをしたいと思います。

「仕事の繁閑の差による業務量の増減、取引先の増減の対応に手間がかかること」に対する解説、対策

まず、仕事の繁閑の差による業務量の増減、取引先の増減の対応に手間を減少することするポイントは、Variety（種類）、Quality(品質)との対決と思います。

ポイント1：Variety（種類）

取引先やグループ会社間での情報連携手段のひとつにExcelを活用しているお客様は多くいらっしゃいます。取引先は頻繁に増えたり減ったりするので、具体的なシステム化に踏み込めません。また、会社が異なるので、簡単にExcelのフォーマットを変換する事もできません。

解決・対策

Variety（種類）が多くても、データの抽出から出力まで一本化することが出来れば、対応がスムーズになります。

Excelデータフォーマットが違っても、セル単位のデータ読み書きと加工をジョブとして作成することができるので、今までデータ抽出や元データの編集などで使う時間の短縮ができます。
取引先から直接に頂いたExcelデータ以外に、色々なシステム、データベースからデータを集計することも少なくないです。CRM（顧客管理システム）から担当者情報をダウンロード→SQLツールを使用して会計（財務）のデータベースから決済情報を抽出→Excelデータを基に必要なデータを転記、編集後CSVとして保存→発注システムに投入という一連の作業を一つのツールでノンプログラミングで実現することができます。

GUIでの対応のため、データソースが複数であっても、取引先の増加、変更の場合でも素早く対応が出来ます。さらに、出来上がった成果物を自動的に設定された配信先に送付することもできるため、取引先からもらったデータはインプットからアウトプットまで一本化することができます。

ポイント2：Quality(品質)

実際のExcelのデータ処理はチェックから始め、集計、転記など一連の作業が含まれます。その一連の作業を全部手作業で実施し、多くの工数・手間が発生します。勿論、それに伴うミス・リスクも存在します。

解決・対策

Quality(品質)の保証は正しく定義すること、正確に処理を実行すること、ルール通りにチェックを行うことです。

データを正しく定義することは、正確な処理を行う基礎となります。よく注文書の処理で発生することですが、定義された単位や表示が違うだけで1000K件の注文が1000件の注文になるケースがあります。人の目でミスしやすい部分をツールでしっかりと定義してあげることで、データの品質の保証にもなるし、注文側も受注側も安心してビジネスすることができるようになります。
データの処理（集計、転記など一連の作業）を正しく実行することはメインのタスクでもありますが、一番シンプルに見えて、一番ミスやリスクが高いところです。例えば実行予定が20170107なのに、転記後2017年10月07日になるとか、注文予定有無の項目に表示される〇を０と誤認識されてしまったとか、見たら「あ…」となるようなミスが自分の首を締めることがたったあります。人間よりも機械の方が賢いというわけではないが、Excel業務でデータ処理の正確さだけで判断すると、ツールで自動処理することは人間の手作業より何十倍、何百倍も器用です。
データのチェックは最終的な成果物を出すときに必ず行う作業ですが、チェックしたイコールミスがないわけではないです。結局ルール通りにチェックしないと、ミスを２回しただけと同じです。チェックを行うことで、発生したエラーや未処理のアラートと原因分析が出来れば、やっとチェックの本来の意味が出てきます。

まとめ

普段から業務のVariety（種類）、Quality(品質)を意識して効率のある業務をしていれば、仕事繁閑の差による業務量の増減、取引先の増加や変更になるような場面があったとしても、余裕で対応ができます。

よく日本が「ロボット強国なのに！人件費が高いのに！残業をするまでの手作業が多い」と外国人の中で疑問として持っているようです。それに対して、某携帯屋さんのPepper君に「Pepper君も残業が好き？」と質問してみたことがある外国人の方もいます。お店でなかなかその話がしづらいが、自分のSiriさんに聞いてみました。答えはあえて書きません！本日のお仕事が終わったら一度試して頂けると思います。そこでSiriさんの国籍がわかるかもしれません。

本題に戻りますが、ツールや自動化の導入に不安を持ってる日本企業がまだまだ多いです。投資に対する効果、リワードなどは数値で試算することができますが、投資前の不安はどうしてもあると存じます。その不安を少しでも解決するように、是非国際感覚を持つ弊社に一声を掛けて頂けませんでしょうか。

次回は、外国人労働者から見る日本企業の変なところ「残業が多い」の原因の業務量の多い中、細かい処理、国際業務、そして予想外の仕様変更に対応すること（その3）と非効率的な情報共有と定型のレポート作成すること（その４）に対する解説と対策をご紹介したいと思います。