無駄な会議が多いから残業が増える？｜ココが変だよ日本企業その4

前回は「日本のサービスって何？神対応は何？」というコメントから残業が多い原因を一つ分析させていただきました。また、企業の繁閑の差による残業の対策も少しお話しをさせていただきました。今回は外国人の視点から残業の原因③について話してみようと思います。

「なぜ日本人は有給休暇をとらない？」～残業が多い原因③～

皆さんと同じくサラリーマンとして生活している私は土曜日に友達と集まったりすることが多いです。

今年の4月8日土曜日にもいつも通り、友達を呼んでうちで食事しながらいろいろ歓談しました。その日に呼んだ友達は大学時の外国人の友達二人で、一緒にみた番組はキー局の某バラエティ番組でした。その番組はMC・総合演出の女性（？）が番組スタッフと番組の企画編成会議を行うというコンセプトの下で、毎回、ある話題になっている場所と中継をつなぐものです。

それを知った友達Lindaから「そういえば、日本企業は会議多いよね？え？もしかして、私がいる会社だけ？」と聞かれました。その時、となりのJohnは「俺の会社もそうだよ。会議が無駄に多いから無駄な残業がある」と言いました。

仕事というのは、自分のタスク以外にもグループで行うものもあるので、メンバー達との打ち合わせが普通だと私はずっとそう思っていました。

実際に調査を行ってみたところ、日本企業内の会議が多いと思う外国の方は半分以上いました。そして、日本人の方でも「非効率的な会議や資料作成が多い」という方が30%以上いました。外国人から見た日本企業の変なところは日本人の中でも通用することもありますね。

理由を聞いてみた

「結論のでない会議はいらないと思う」（アメリカ、IT、男性、33）
「仕事の量が元々多いし、作成するもののあまりつかわれない会議資料がいっぱいある」（日本、商社、男性、39）
「会議をやったとしても何かが絶対に改善するわけではないし、結局会議で決まったことが担当不在で長時間放置されることがあるので、何故そのような会議があるのかが置いといて、担当不在時のバックアップがいないことが可笑しい」（フランス、コスメメーカー、女性、27）

コメントをいただいた方に確認したら、下記の課題を発見！

定例会で使うExcel資料の作成が時間かかる
従業員の能力を活用している一方、属人化が発生
情報共有くらいなら人を集めて会議しなくても済む可能性がある
簡単に定例資料を作成でき、共有までできる仕組みが必要
属人化防止が必要

コメントをいただいた方に下記のアドバイスを差し上げたい！

ツールでデータ簡単集計、資料を自動作成可能
出来上がった情報は帳票やBIで即時共有
ノンプログラミングのため、標準化、均一化可能。属人化防止。簡単育成

会議が多いかどうかは別として、注目して頂きたいポイントは会議自体の生産性と目的です。

情報共有であれば、自動で必要なデータを集計の上、可視化/共有すればいいですし、プロジェクト推進であれば、対応力の向上や均一化で属人化防止対策を考えた上会議を行うべきです。会議自体は何かしらの価値を生み出すために存在するものなので、価値のない会議はただのコストになるだけと考えられます。勿論、会議だけではなく、お客様訪問、社店への出張、社内での通常業務、よる遅くまでの残業、全てが個人と会社の価値を生み出すためのやることを常に意識し、業務効率を考えた上仕事した方が良いではないでしょうか。

次回からは、その1～4でお伝えした、外国人労働者から見る日本企業の変なところである「残業が多い」という事象の原因を振り返るとともに、課題を明確にし、課題ポイントと対策をご紹介していきたいと思います。