ビジネスを飛躍させるデータドリブンの力
こんにちは。
前回はExcelレポートを共有する場合の問題点について書きましたが、今回は「Excelのレポートを作成するために必要なデータの準備」にスポットを当てたいと思います。
Excelレポートを作成する際に苦労するのが、集計表やグラフで表示するための元データの収集・記録ではないでしょうか。売上や予実管理の数値をまとめたレポートを作成するには、その元となるデータがなければなりませんので、色々なところから集めてくる必要が生じるはずです。
収集対象のデータが1つの業務アプリケーションに保管されていれば、そこからCSV形式などでダウンロードできると手間はぐっと減りますが、Excelレポートを手作業で作っているということは、おそらくそうはなっていない場合が多いはずです。というかレポートを作成する上で全てのデータが1つのシステムに入っていることはそうそうありません。非常に限られた範囲での情報であれば１つのシステムで完結することもありますが、その場合は大体システムにレポート機能があって、わざわざExcelに出すまでもなかったりするはずです。
例えばB2Bの法人営業部門で、売上の月別推移をExcel集計表とグラフにする場合、
など、様々な業務アプリケーションに分散しているデータをそれぞれ抽出もしくは転記しているといった運用が多いのではないでしょうか。
また、データがあるのは業務アプリケーション上だけではありません。
よくお聞きするのが予実管理のExcelファイルです。実績のデータは販売管理や財務会計もしくはERPに記録されているはずですが、予算については変更・修正が少なくないことからExcelで管理・修正しやすくして、そのデータをレポート作成に利用していることも多いようです。
予実以外にも、B2B：法人営業モデルだと販売管理システム上の売上は出荷や検収時点で確定するため、それとは別にExcelで、受注や売上見込みのカラムを追加するなどしてレポートされているケースもよく聞きます。
さらに、展示会などで集めた名刺データはとりあえずExcelリストとして入力し、SFA/CRMや顧客管理システムでは対応できないところを、Excelファイルを更新しているケースも多いのではないでしょうか。
様々な業務アプリケーションからデータを集めるとなると、色々な問題が発生します。
まずデータソースが複数あれば、データを集める方法も複雑になりがちでしょう。
先述したケースであれば、
集計担当者はこれらの業務フローのマニュアルを運用する必要が生じてしまいます。
データ取得というと、SQL等の言語やツールの使い方だけに目が行きがちですが、データソースの内容の把握も重要です。
「データがどこにあって、どういったデータを持って来れば集計表が作れるか」といった全体像が見えていないと、Excelレポート作成に必要なデータを揃えることができません。Excelファイル上ではカラム名を元データのテーブル名のようにわかりやすくしたり、記入時の注意コメントで補足したりできますが、直接DBを覗くとなるとそううまくいきません。よくわからない英語で略されたカラムしかない場合や、正規化されていて複数のテーブルに分かれているので、結合：JOINして取得しないといけなかったり、さらにはデータがDB上の引数として「１」「２」…のように数値だけになっていて、テーブル定義を見ないとわからない、といったことも起きてきます。
これらを含めた取得方法を覚える必要があるのですが、データソースが多くなればなるほど覚えることが増え、覚えることが増えると複数の人で覚えるには複雑さは増していくので、次第に少人数で覚えるようになり、最後にはベテラン人材などに属人化してしまいます。
次の問題がデータの統合です。
複数のデータソースがあると、それらのデータを結びつける必要が出てきます。特に社内向けの業績レポートなどは、全社もしくはグループ会社を串刺ししたデータでレポートを作成する必要があるため、異なるデータを縦に横にくっつけてあげる必要が生じます。
ところが、データソースが複数あると文字コードやデータフォーマットなどが違うことも多いので、そのまま結びつけることができないといったマニアックな問題も生じるはずです。
こうなると手作業で直したり、変換用のスクリプトを作って、1回変換した後結合するなど、これまた手間のかかる作業が発生します。製品コードや顧客コードなどは、プログラムで一括変換できるようなデータ（例えば「A0001」→「X0001」）であればいいですが、別建てで変換テーブルを用意しないといけないような場合は、追加でテーブルを作ってメンテナンスしていく必要まで生じてくるので、複雑さはどんどん増していきます。
最後の問題が、データのクレンジングです。
ExcelやCSVなどのテキストファイルで管理されているデータは当然ですが業務アプリケーションのデータも、実際のレポートの作成や分析を行ってみようとすると、意外とキレイなデータになっていないことがあります。というより長年システムに蓄積されたデータは、クレンジングなしには正しいレポート作成や分析を行うことができない場合がほとんどです。
例えばこんなことありませんでしたか？
上記のような問題が起きると、集計担当者が毎回手作業で対応したり、スクリプトやマクロを組んで対応することになります。
さらにやっかいなことにこの手の問題は、Excelレポート作成前に気付くことがまずありません。わざわざ集計などする前にデータソースを調べて間違っているデータがあるか？なんて業務フローにはなっていないことが多いはずだからです。
手間暇かけて集計してみたら、何か変なデータが… その後データを修正して、また手間暇かけてレポートを作成となり、レポート完成までの時間が無限ループに陥ってしまうと、PCの画面をそっと閉じて撤収したくなってしまうのではないでしょうか？
これらExcelレポート作成・更新タスクは、
といった問題をはらんでいます。
では、どうしたらいいでしょうか？
そんな悲鳴にお答えするのが、データ連携ツールによるデータ準備の自動化です。
データ連携ツールでは、データの収集・抽出からクレンジング、さらには複数データソースの統合等、それまでのデータ準備作業を、プログラムレスなGUI：ソフトウェアの画面操作だけで自動化することができます。
GUIの設定やデータ処理の流れ（フロー）を可視化できるツールも多く、一度設定したデータ処理フローを別の人がメンテナンスしたりすることも簡単に行うことができます。さらに保存したデータ処理設定は、スケジュールで指定時間などに自動実行できたりします。
それまでのExcelレポート更新作業では、月末締めのデータを月初に残業して場合でも、データ連携ツールやレポーティングツールを利用することで、データ連携ツールが売上データが確定した後の夜間に自動で更新、月初にレポーティングツールで開いてみれば、最新データのレポートが表示されるといったように、データ収集・集計からレポート更新まで人手を介さず自動化する環境が構築できます。また、ツール＝機械任せにすることで属人化しにくくなるというオマケまでついてきます。
データ連携ツールとレポーティングツールを組み合わせで、
といった恩恵を受けることができるようになります。
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