ビジネスを飛躍させるデータドリブンの力
こんにちは。
Excelレポートの属人化を解決するためのソリューション導入において、お客様からいろいろお話を聞く中で感じたのは、手作業によるExcelレポート更新コストが、想像以上にかかっていることです。今回はこの「コスト」にフォーカスしたいと思います。
月次の経営会議や週次・月次の営業報告など、定期的に定型のExcelレポートを更新する作業がその代表例でしょう。はじめてExcelレポートを作成する時や、スポットで作成する場合は1から作る必要がありますので、どうしてもコストがかかってしまうのは仕方がありません（それでもいろいろなところからデータを集めてデータを準備したりするのであれば、レポーティングツールやデータ連携ツールを利用した方が短時間で作成できると思いますのでそれらを使うのがお勧めではあります）。
次回以降、既存のレポートをもとに更新していくのであれば、本来はそれほど工数をかけずに数値だけ更新すればよいはずですが、そうは問屋が卸してくれないところが、以前の記事「何が問題？、Excelレポートの属人化」や「データが無ければレポートは作れぬ！」に書かせていただいた通りの状況です。
月次の経営会議向けExcelレポートの更新を、弊社のソリューションを導入することで自動化されたお客様がいらっしゃいます。
導入前は、毎月末に締まったデータを各部門や子会社から集め、別途Excelファイルで管理している予算の情報と組み合わせて、経営企画室のメンバーがExcelでレポートを更新するという、よく聞くExcelレポートの課題を抱えていましたが、ソリューション導入後はデータ更新作業のコストが数百万円ほど削減できたそうなので、元々かなりのコスト＝時間をかけていたことが伺えます。
また、他のお客様では、Excelレポート更新のためにわざわざ派遣スタッフを雇い入れているといったこともありました。その理由は人件費を抑えるためということでしたが、よくよく聞いてみると、部門別データの準備は部門長が半日から1日かけて行っていたそうですから、そのお気持ちは理解できます。ところが、レポート更新作業を派遣スタッフに任せっきりにしていると、派遣スタッフがいなくなった途端に誰も引き継げなくなるので、社員がデータの「収集」や「確かさのチェック」を分担しているという実態もありました。結局、データ提出前の部門長のチェック作業と合わせると、結構なコストをかけていたということになります。
このように、Excelレポートの更新にかなりのコストをかけている組織は少なくないはずですが、えてしてルーティン業務というのは問題視されることがなく、手作業によるExcelレポートの更新が惰性で続いている組織がまだまだ多いのが現状かと思います。
そうなると、
データ更新担当者の周辺で、このようなボヤキが日常的に聞こえようになってくるわけです。
誰の目から見ても生産的でない、こんな作業にコストがかかっているなら、ソリューション導入が進みそうなものですが、わかっちゃいるがなかなか変わらないのが、誰でも使えて柔軟に更新できるExcelの問題点でもあります。人手で頑張ってやっている作業全般に言えることでしょうけれども、このようなデスクワークに要する人件費がカウントできていないことが多いのではないでしょうか？
例えば、末締めデータが確定する月初・第1営業日に忙しくなるということは「暗黙知」として共有されていても、実際にどれくらいのコスト＝工数および人件費がかかっているかとなると、意外と数値化されていないのが実態かと思います。数値化されていないコストの感覚は、同様の作業の当事者以外にはなかなか伝わりません。
そうなると作業当事者がうまい方法を考えるなり、某テレビCMのように、
「○○削減、現場への無茶ぶりですか？」
となってしまうのでしょうね。
このようなムリ・ムダ・ムラはついついコスト＝時間・お金に目が行きがちですが、最たる問題はこのようなデータ更新作業が目的化してしまい、せっかく更新したアウトプットの価値が発揮できないことではないでしょうか？
経営会議や営業報告で議論される（はずの）Excelレポートは、「数値を見ること」（可視化）が最終目的ではなかったはずです。レポートで示された数値の変化を分析して、今後のアクションのカイゼンや方針変更が判断・決断できるよう、「数値から変化を読み解く」、「問題を発見して早期に対策を打つ」ことだったのではないでしょうか？
Excelレポートが更新されていることに満足してしまい、分析から先がおろそかになっては、データの価値がないのではないでしょうか 。
ここ最近、「働き方改革」がホットなトピックとなっており、残業の原因にもなっているムリ・ムダを、情報システム化によって効率化・機械化するといった手段も挙げられています。
7月に行われた「総務・人事・経理ワールド 2017」でも、働き方改革を実現するソリューションとして、情報システムによる自動化で現場の負担を減らすといった展示が見られました。
手作業によるExcelレポート更新を、レポーティングツールやデータ連携ツールを活用して機械化・自動化することによって、レポートの結果を受けた判断・行動によって、より効率よくスピーディな業務フローに改善・変革していきたいものです。残業の削減もでき、働き方改革の実現にも役立てて一挙両得。現場のやる気にもつながるはずですから。
ExcelマクロやVBAのスキルを高めても組織で評価されないならデータベース化すべき理由
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