ベンダー管理の負荷軽減とガバナンス強化を実現～クラウド利用で進む新しい管理のカタチ～

インシデント管理や変更管理で社員からベンダーに調査や開発を依頼している方でこんなことってないでしょうか。

ベンダーに依頼された作業は進捗はわからず、定例の報告会でようやく報告がある。

上長から案件の進捗を纏めて報告しろと言われた日には、依頼しているベンダごとに確認メールを送って返事を待つ。

ぱらぱらと挙がっていくる報告をじっと待つと、中には経緯の説明が難しく、説明のロジックを考える必要がある案件もある。

説明のロジックを考えて、ようやく纏めて上長に報告。

気が付くと自分の作業が進んでいない。。。

時間は定時を指していた。

いつしか残業時間が自分の作業を進める時間に取って代わっていた。。。。

特に最後の部分は特に年次が上がってきて、できることが多い人ほどあるのではないでしょうか。。

では何をすればよいのか。

多くの企業では障害が上がった際にインシデントのチケット発行をして、チケット内でそのステータスを管理していると思います。

しかし、大規模障害や長期案件になった場合は(※インシデント管理は本来は長期でオープンしとくプロセスではないですが。)複数社に依頼をかけるケースなども存在すると思います。そういった際に、1チケット内で複数の作業を管理できるインシデントと1:nの関係を保持できる子プロセスがあるとよいです。※上記のイメージではタスク管理でそれを実現しています。

枝分かれした子プロセス自体もステータスを持つため、細かく状況が追えるようになります。また、ベンダー各社の実績を入れることでパフォーマンス評価もできます。

さらに、子プロセスから孫などが作れるとさらにその先まで管理できます。
また、クラウドツールなどではその入力を各ベンダー自身が行うことができるので、転機の手間もなく負荷をかけずに管理強化が可能になります。

実はまだまだポイントはあるのですが、それはまた別の機会で。