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政府や東京都が「東京オリンピック・パラリンピック」開催時の公共交通機関の混雑緩和を目的として推奨してきたテレワーク。
新型コロナウイルスの感染拡大を受け、首都圏を中心にテレワークを実施する企業は増加しました。
テレワークには、BCP（事業継続計画）の実現や従業員の拘束時間の削減といったメリットがある一方で、デメリットも存在します。
その一つに、「従業員同士のコミュニケーション不足」が挙げられます。
本記事では、テレワーク中に陥りやすいコミュニケーション不足をどう解消し、円滑にするか、3つの工夫をご紹介いたします。
テレワークとは、サテライトオフィスや自宅など、通常のオフィス以外のスペースで業務を行うことですが、すべての企業がサテライトオフィスを用意することは難しいため、多くのケースでは、自宅やコワーキングスペースなど、ほかの従業員とは離れた場所で就業することになります。
従業員同士でのコミュニケーション方法はオフィスにいた時とは異なり、電話やメール、チャットツール、Web会議システムといったツールを用いて間接的に取ることになります。
同じフロアの近い場所にいれば、ちょっとした相談や質問、雑談といったゆるいコミュニケーションを簡単に取れていたのが、テレワークになると相手の様子が見えず、ツールを介さなければコミュニケーションが取れなくなることで、ささいな内容では連絡を控えがちです。
また、直接対面すれば、表情や仕草、声色などの変化を読み取ることで意思疎通ができたところ、画面越しの対面だったり顔が見えなかったりすることで、ちょっとしたニュアンスが伝わりにくくなってしまいます。
特に、はっきりと言葉で意思表示をする傾向にある欧米人とは違い、その場の雰囲気を読みながらそれとなく意思を伝える傾向にある日本人にとって、お互いに顔を見ながらコミュニケーションが取れないことは大きな痛手です。
テレワーク中のコミュニケーションにおける課題をもう少し詳しく見ていきましょう。
テレワーク中は、前章でお伝えしたように、従業員が自宅やコワーキングスペースなどに散らばってそれぞれに業務に取り組むことになるため、相手の都合を気にしつつ電話をかけたり、予定を決めておいてWeb上でミーティングを行ったりと、直接会話ができる機会は限られています。
オフィスでの就業のように、たまたま近くで従業員同士が会話しているのに加わるといった偶発的な会話や、相手の困っている様子を見て声をかけるといった自然発生的な会話が起きにくく、こうした会話から得られた情報も取りにくくなります。
職種にもよりますが、組織の中で働いている以上、関連業務に就いているメンバーの進捗状況を把握した上で業務を進める必要性が、少なからず出てきます。
上長が部下の業務進捗や状況を把握している必要があるのはもちろんですが、メンバー間での業務進捗の共有も欠かせません。
オフィス勤務時は一般的に、定例会議や日々の朝礼・終礼での報告、業務中に上司が部下に尋ねるといった方法で進捗状況を確認しますが、これがテレワークに切り替わった際にスムーズに代替できているでしょうか？
進捗状況がわからないと、例えば相談や質問がしたいと思っても遠慮していまい、結局連絡するのをやめてしまう…といった事態が起きかねません。こうして、コミュニケーション不足は進行します。
前項の2つの課題などが原因となり、従業員が孤独を感じやすくなります。
特に、入社から日が浅くほかの従業員とまだ打ち解けていなかったり、私生活でも一人暮らしで普段からあまり人と接しなかったりと、テレワーク中の従業員の置かれた状況によっては、精神的にまいってしまうほど強い孤立感を抱えてしまう可能性があり、業務に支障をきたすばかりか、最悪の場合、休職や退職にもつながってしまいます。
では、こうしたテレワーク中のコミュニケーション不足や、それによるデメリットを防ぐために、どんな工夫ができるでしょうか？
ここでは、3つの工夫をご紹介いたします。
まずは、テレワーク環境でコミュニケーションが取りやすくなるようなツールを導入する必要があるでしょう。
多くの企業では、主なコミュニケーションツールとしてすでに、電話やメール、Web会議システムなどは導入済みでしょうから、これらの隙間を補完できるようなコミュニケーションツールの導入を検討します。
例えばチャットツールなら、メールほど形式張らずに文字でのコミュニケーションが行えます。業務単位などグループごとでのコミュニケーションも取りやすくなりますし、絵文字によるゆるい非言語的コミュニケーションも可能です。
また、音声によるコミュニケーションツールとしてはボイスチャットツールがあります。直接、誰かと会話するためだけでなく、ほかの従業員同士の会話を聞きながら業務を行うことで、オフィスにいるのと同じような連帯感や帰属意識が得られます。雑談をするのにも向いています。
前項や次項がアメなら、これはムチに当たるもので、就業場所がどこであろうと業務を行う目的や本質は変わらないということを従業員に再認識させ、業務に集中させる方法です。
各自で目標を掲げるだけでなく、それを社内にコミットさせることで業務への意欲をより高め、さらに成果をも共有することで、自己肯定感の向上や従業員間での称賛を促します。
業務を円滑に進めるためには、必ずしも業務に関連する会話ばかりでなく、雑談などのゆるいコミュニケーションも必要です。雑談の中で笑ってリフレッシュできたり、愚痴を聞いてもらってすっきりしたり、新たな情報を得られたり、企画のアイデアが出たりすることがあるからです。
また、上司が雑談の中から部下の心身の状態を把握するといったことも可能です。
今回は、テレワーク中に起こりがちなコミュニケーション不足の弊害と、その解消のための工夫点についてご紹介しました。
テレワークにはメリットもデメリットもありますが、感染症の拡大や働き方改革などの影響を鑑みると、どの企業も対応する方向で進めざるを得ない状況です。
テレワークは、工夫次第で生産性を上げられるので、こちらでご紹介したような工夫点を参考に、自社にマッチした方法でコミュニケーションの解消に取り組んでみてください。
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