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小売業で発生しやすい情報共有のトラブルを防ぎ業務効率化・生産性向上を図るには

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コミュニケーションが不足している、情報共有がうまくいかない、といった課題を抱えている小売店も多いでしょう。情報の伝達に失敗すると、サービスの質や生産性が低下したり、接客トラブルが発生したりする可能性もあるため注意が必要です。

この記事では、小売業において発生しやすい課題や、情報伝達の抜け漏れを防止するサービスなどを紹介しますので、ぜひチェックしてください。

忙しい小売業において発生しやすい5つの課題

小売業においては、各店舗への指示が伝わりにくい、本部からの連絡手段がバラバラで把握しにくい、スタッフ間のコミュニケーションが不足しているなど、さまざまな課題が発生します。ここでは、小売業で発生しやすい課題を5つ紹介しますのでチェックしておきましょう。

1. 各店舗へ指示が伝わっているかを把握しにくい

本部やエリアマネージャーが抱える悩みのひとつとして、各店舗へ指示がしっかりと伝わっているかを把握しにくいことが挙げられます。重要度の高い内容は電話で伝えるケースが多いとはいえ、すべての連絡を電話で行うわけにもいきません。とくに多店舗経営している場合は、電話をするだけでかなりの時間をロスしてしまいます。定型的な指示は、メールやFAXなどを用いて各店舗へ一斉に伝えるケースも多いでしょう。

メールやFAXには、簡単に送れるというメリットがある一方、確実に読まれているか把握しにくいというデメリットもあります。実際、指示が伝わっておらず、後々問題が発覚したり、作業の手戻りが発生したりするケースもあるでしょう。

2. 本部からの連絡手段がバラバラでチェックしにくい

悩みを抱えているのは本部だけではありません。本部から電話、メール、FAXなどでバラバラと連絡が届くため内容を確認しにくいことは、各店舗の責任者やスタッフが感じる悩みのひとつです。

連絡の頻度が多いと、店長からスタッフ全員に伝達するだけでも時間がかかってしまいます。本部との連絡に時間をかけすぎてしまい、接客や商品チェック、スタッフの教育などを十分に行えないことも大きな課題です。

3. スタッフ間のコミュニケーションが不足している

スタッフ間のコミュニケーションが不足していることも、各店舗が抱えている課題のひとつです。コミュニケーションが不足すると、情報が正確に伝わらないだけでなく、わからない部分を先輩に質問しにくい、後輩の改善点を指摘しにくい、といった問題も発生します。うまく人間関係を構築できず、新しく入ったスタッフがなかなか定着してくれないケースもあるでしょう。

スタッフ間のコミュニケーションを上手に促したいところですが、日々の業務に追われて手が回らないこともあります。懇親会などを開催するという方法もありますが、回数や頻度には限界があるでしょう。責任者、スタッフともに負担にならないコミュニケーション方法を検討することが重要です。

4. 各店舗からの情報の集計に時間がかかる

各店舗の売上データを集計したり、トラブル発生の報告をまとめたりするのは、本部の重要な役割です。とくに数字に関する情報は、しっかりと集計して分析しなければ、売上アップや生産性の向上につながりません。各店舗で対応しきれない大きなトラブルについても、本部で適切に処理する必要があります。

ただ、各店舗からバラバラと報告を受けると、情報を把握したり集計したりするだけでも時間がかかってしまいます。結局、本部スタッフの残業時間が増えたり、データを分析する時間を十分に確保できなかったりするケースもあるでしょう。各店舗からの情報収集をいかに効率化するかは、本部が抱える大きな課題といえます。

5. 他店舗の成功事例を共有されない

自分の店舗の売上をアップさせたい、業務を効率化したいなどと思っていても、よい案が見つからないケースも多いでしょう。他店舗の成功事例を共有してもらい参考にしたい、と考える場合もあります。ただ、店舗同士のつながりがなく、気軽には質問できないケースも多いでしょう。

各店舗の責任者や本部スタッフが集まる会議などもあるかもしれませんが、そこで事例を細かく共有しあうことには限界があります。本部側としても、それぞれの店舗の問題点や成功例を吸い上げきれていない場合もあるでしょう。店舗同士の関係を構築したり、成功事例や失敗事例を効率的に共有したりすることは、小売業が抱える大きな課題です。

店舗責任者が業務整理や連絡に時間を取られてしまうと起こる問題

ここまで紹介したように、忙しい小売店はコミュニケーションや業務連絡に関する課題を多く抱えています。店舗責任者が本部との業務連絡や情報の整理に時間を取られてしまうと、さまざまな問題が連鎖的に発生する可能性もあるため注意が必要です。

以下、小売業の現場で起こりやすい問題を紹介しますので、確認しておきましょう。

1. 接客の質が低下してしまう

接客やサービスの質が低下してしまうことは、現場における大きな問題です。忙しい時間帯に本部との連絡などのために店舗責任者が抜けると、現場の業務がうまく進まなくなる可能性もあります。人手不足のため、店舗責任者が現場スタッフのひとりとして大きな役割を担っているケースもあるでしょう。本部との連絡のために接客が疎かになっては意味がありません。現場の作業に影響が出ないよう配慮することが大切です。

2. 現場の問題に素早く対応できない

小売業の現場では、接客トラブルや商品の不足など、日々さまざまな問題が発生します。店舗責任者は、現場スタッフからの連絡や相談を受けて、素早く判断して対応しなければなりません。しかし、業務整理や連絡に追われていると、連絡を受けきれず、対応が遅れてしまうケースもあるでしょう。店舗責任者は、さまざまな状況に臨機応変に対応できるよう、ある程度の余裕をもっておくことが重要です。

「STORE+(ストアプラス)」を活用して情報伝達の抜け漏れを防止!

「STORE+」は、小売業におけるコミュニケーションや情報共有を効率化できるクラウドサービスです。電話やメール、FAXなど、バラバラとしていた連絡手段をひとつに統一できるため、店舗責任者の負担を大幅に軽減できます。また、閲覧状況やタスクの進行状況も簡単に把握できるため、本部にとっても役立ちます。

直感的でわかりやすい操作画面であるため、クラウドサービスに慣れていない人でも簡単に使いこなせるでしょう。スタッフ間のコミュニケーションや店舗間の関係構築、業務効率化にもつながります。無料トライアルを利用できるため、操作画面や使い勝手を試したうえで導入するとよいでしょう。

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小売業における情報共有の課題を解決して業務効率化を図ろう!

本部との業務連絡や情報の整理に時間がかかってしまうことや、スタッフ間のコミュニケーションが不足することは、多くの店舗責任者が抱えている課題です。店舗責任者が本部との業務連絡などに時間を取られてしまうと、接客の質が低下してしまったり、現場で発生したトラブルに素早く対応できなかったりするケースもあるため注意しましょう。

現場における課題を解決するためには、便利なサービスを導入することも大切です。さまざまなサービスが提供されているため、使い勝手を比較して、自社に合ったものを導入しましょう。

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