生産的な会議をする

前回は残業の話をした。今回は会議の話をしたい。

 

カルビーの会長の話は有名である。 

 

「これを本当に言葉通り受け止めていいのだろうか？」と普通の人は思う。

 

しかし、確かに「会議が多すぎる」と言う言葉はよく耳にする。

 

小さな進歩ではあるが、我々の部門でも会議の仕方を変えたいと思っている。

 

問題は、

 という会議が多すぎるということである。

 

以前、ある外資系の企業の方に聞いたのだが、 

 と言っていた。なるほど、このことをカルビーの会長はいってるのか？と考えた。

 

確かに、大量の資料が用意される会議が多い。もちろん、取締役会や経営会議であれば別であるが、一般の会議で本当に必要なのか？と思う時もある。

 

そして、その資料を見ないうちに、違う話が進められる。もちろん、資料に書いてあることを得々と説明されるのは、無駄な気もするが、もっと無駄なのは、せっかく用意した、というか、時間をかけて用意した資料が全く使われないことだ。

 小学生でもわかる算数である。分子がゼロで分母が大きければ、生産性を下げる。

 

例えば、工場に最新のロボットを入れて、リードタイムを上げても、時間をかけて作った製品が売れなければ、生産性が高いとは言えない。在庫が積み上がるだけで、そのうちに償却しなければならなくなる。

 だからと言って、資料を一生懸命説明をして、他のみんなは聞いているというのもいかがなものか？会議は人を拘束する。参加者の時間を拘束してしまう。出来れば、その説明はビデオにとって、ストリーミングすればいいと考える。

有名な話であるが、アップルのジョブズは会議に必要のない人が参加者にいたら、「君はなぜここにいるのかね？」と聞くそうである。そしてその人がそのミーティングに必要ないと判断したら、「君は参加しなくていいから、自分の仕事をしてくれ！」と会議から追い出すそうである。

つまり、大量の資料を準備して、それを説明する、そして、他の人がそれを聞く、それから実際の会議にはいるが、ほとんどの人は話をせずに聞いているだけ、それだけではなく、議事録を書く人がアサインされて、その人はほとんど会議に参加しない(本人は会議にアサインされたとはおもわず、議事録を書くためにだけアサインされたとと思う）。そしてその議事録には、決まったか決まらなかったかわからない文面が並ぶ。反対意見も明確でない、誰々がこう言ったとか、こんなことを検討して見てはどうか？とかのアドバイスがあるだけで、結局持ち帰りとなり、議題を出した人は、準備不足であると責められて、次にミーティングをする時には、誰も望んでいない、もっと沢山の資料を用意する羽目になる。ジョブズのいうとおり、話に参加する人だけ、つまり、「物事を決定する行為に参加する人だけでミーティングをすればよかった」と考える。

 

これが、カルビーの会長の「ノーミーティング、ノーメモ」の本質ではないかと考えた。

 

と言うことで、私の会議の改革はここから始めたいと思う。

 

 

とにかく、報告だけの会議(一方的に誰かが発言する会議)は無くして、ディスカッションができる会議として、ディスカッションのアウトプットは、「決まったこと」と「宿題となったこと」を確認することができれば生産性は向上するのだと思う。