ドキュメント管理の課題と代表的な管理方法

今回はどこの現場でも一度は問題になるであろう、ドキュメント管理についてお話します。

ドキュメント管理ができていれば、探したいドキュメントをすぐに見つけることができれば業務効率化に繋がったり、蓄積した運用マニュアルをノウハウとして有効活用できたりします。
しかし、実際にはうまくドキュメント管理できていないという人もいるのではないでしょうか。
皆さんの中にも一度はこんな経験はありませんでしたか？

どこに運用マニュアルが置いてあるか分からない

最新のバージョンがどれか分からない

間違えて古いドキュメントで上書きしてしまった

どのような方法を用いれば、ドキュメント管理は行えるのか？
今回はその方法をいくつか紹介していきます。

①ファイルサーバ
一番簡単な方法は、ファイルサーバーに共有フォルダを作成してドキュメントを保管する方法です。
とても容易にできるため良く使われている方法ではありますが、バージョン管理ができない、保存場所を覚えておく必要があるといった問題点もあります。

②バージョン管理ツール
バージョン管理を行うツールは、ファイルの作成日時、変更日時、変更点などの履歴を保管することができます。
よく使われるツールとしては、「Git」や「Subversion」が有名です。
ソースコードの管理に使われることが多いですが、ドキュメントの管理にも使用できます。
リポジトリ、チェックアウト、チェックインなど独自の用語に慣れる必要があります。

③文書管理システム
WEBインターフェイスで文書を管理するツールです。
アップロードしたファイルはアップロードしたユーザ情報、日付などが記録され、プロパティで説明を追加したり、全文検索を行うことも可能です。
バージョン管理機能が付いているツールもありますが、ツールによっては有償となってしまいます。

以上、代表的なドキュメント管理方法をあげてみました。
規模や予算によって使用しやすいツールを選択することも大事ですが、何より、社内で運用ルールを決め、各自がルールを守っていくことが重要になっていくと思います。
忙しいとつい疎かになりがちですが、日々ドキュメント管理を行っていくことで、業務効率化に繋がります。