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設計書は担当者の頭の中?作成された「レポート」を紐解く大変さ

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最近、営業実績レポートのデータのメンテナンスや編集を行う機会が増えてきたのですが、昨年末に依頼された「レポートのメンテナンス」に関する業務で大変な苦労を経験しました。

今回は、私が経験した「レポートのメンテナンス」を例に挙げて、属人化させない為に何が必要かをお話ししたいと思います。

よく聞くレポートの属人化って何?

クロスセル・アップセル分析や営業案件確認レポートなど、ビジネスでは様々なレポートが存在しています。

こういったレポートは大概、Excelを使って作成されているのではないでしょうか。

よく、「Excelレポートを作成した前任者が退職し、後から属人化していたことに気が付いた」というお話を伺うことがありますが、そもそもExcelレポートが属人化する理由はどのようなことなのでしょう。

属人化する原因の多くは、マクロが組んであることではないでしょうか。

マクロが組んであれば、定型作業を効率的に行うことができて非常に便利です。

ご自身で作り上げた傑作もあるでしょうし、先代(?)から引き継いできているスペシャルなExcelもあることでしょう。

こういった機能は便利とはいえ、なにか不具合や変更が加わりレポートに改修が必要になった場合、組んであるマクロを紐解くというとても大変な作業が待っています。

作成者であれば簡単なのでは、と思われる方もいるかと思いますが、実際にはずいぶん前に作ったものだと、本人であれ、すぐに構造がわからないといったケースも少なくありません。

そのため、便利である一方、マクロが原因で属人化する危険性も備えていることは間違いありません。 

突然依頼されるデータ抽出

前置きとしてExcelレポートの属人化についてお話しましたが、それではBIツールやレポーティングツールを使用すれば属人化はしないのでしょうか?

12月末のそろそろお正月休みだなぁと思っていたある日、ある営業さんからデータ抽出の依頼を受けました。

「このレポートで抽出されているデータを、こういった要素も入れた形で見ることはできますか?」

「なるほど、それであればこのデータとこのデータを付与すればOKだ」と思った私は、既に完成されているレポートのデータソースを編集しはじめました。

しかし、編集をはじめてしばらく経過したものの全く作業が進みません。なぜなら、データソースが複雑に絡み合っており、どの項目を編集すれば望む形でデータ抽出ができるのかわからなかったからです。

このレポートはExcelではなくBIツールで作成された物なので、プログラムが組んであるわけではありません。

ただ、どのようにデータソースを抽出しているか、設計書がなかったため、結果的には作成者にしか編集できないレポートとなってしまっていたのです。

作成者に聞きたいけど聞けない問題

作成者に聞くことが解決への近道かと思いますが、既に退職されていたり、異動ですぐに内容を確認できない状況の方も多いのではないでしょうか。

私の場合も作成者は既に退職しており、どのような構成で作られたレポートなのか聞くことは簡単にできませんでした。

こうなってしまうと、すぐにレポートを更新したり必要なデータを用意することができず、レポートの種類や状況によっては経営層の意思決定スピードを低下させることにつながる恐れもあります。

本記事で私がお伝えしたかった内容は、Excelレポートに限らず、データを抽出し2次加工をしたレポート類はどれも属人化する恐れがあるということです。

Excelレポートにせよ、BIツールで作ったレポートにせよ、どういったデータがどのようにマッピングされているか、わかりやすくなっていなければなりません。

この分野では、ExcelよりもはるかにBIツールの方がブラックボックスになりづらいように作られていると思います。

ただし、元データの構造が複雑であれば、データソースがどうなっているかBIツールで確認するのも容易ではありません。

大切なのは、作成者以外が見ても、どのようなデータをどの基幹システム、その他周辺システムから抽出してきているか明確になっていることです。

そういった観点で考えると、レポートの属人化解消には、アウトプットされたレポートの仕様が誰でも知る事ができる状況になっている事と同等に、利用するデータに関しても、構造と内容がわかりやすく整理されている事が、非常に大事であると気が付きました。

ユニリタでは、レポートの属人化の課題に関連する情報をご提供していますので、ご興味がある方は関連リンクもぜひご覧ください。

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