リモートワークでコミュニケーションに悩んでいませんか？

iPhone 7の発表会のプレゼンテーションをご覧になりましたか？日本人には大変嬉しいアップデードがありましたね。マリオだとかSuicaのサポートとか。しかし、個人的にはもう１つ嬉しいアップデードが発表されたと思っています。それはiWorkのリアルタイムコラボレーションです。

リモートワークでのコミュニケーション

先日、当社のワークスタイル変革のセミナーでリモートワークの件がテーマになっていました。リモートワークについては検討をされている方はたくさんいると思いますが、コミュニケーションはどうするの？という悩みを持たれている方多いのではないでしょうか？

リモートワークは単に従業員が自宅で勤務をするだけではなく、違う場所にいる人たちが、チームでワーク(仕事)しなければなりません。つまり、チームの人たちがお互いに様々な情報を共有しなければならないのです。

当社でもリモートワークをやり始めています。我々はソフトウェアの開発をリモートで行っていますが、開発をする項目、その進捗状況、プロジェクト内で発生する様々な課題などは、プロジェクトを統括する人と複数人のプロジェクト員たちの間で共有しなければなりません。これまでは、同じオフィスで働いていたので簡単に共有することが出来ましたが、それがリモートになるので、ITを駆使しなければ出来ません。

特に昨今のソフトウェア開発は、2週間毎にリリースを行う、いわゆるアジャイル開発が多くなってきております。開発を2週間で行うと言うことは、10営業日の間に、詳細設計、プログラム開発、単体テスト、結合テストを完成させなければならないため、1日の遅れが、プロジェクトに大きな影響を及ぼします。

協働の為のツール

そんな時に、共同でドキュメントが編集ができる仕組みである、Google Docsやマイクロソフトオフィスのオンライン版であるOffice365、今回、アップルから発表された、iWorkのリアルタイムコラボレーションは生産性向上に大きく寄与します。

その他にも、wikiやアジャイル開発でよく利用されるJIRA、Backlogと言った仕組みを様々な方法で使いこなすことが必要です。

ちょっと同僚にものを聞きたいなぁ？と思った時に、いちいち電話をすると、同僚の仕事をインターラプトしてしまいます。これでは本業に集中できなくなりますので、その場合は、Slackなどのチャットツールを使って聞きだすといいでしょう。

「ちょっと聞きたいんだけど今いいかなぁ」

という感覚でチャットを使います。同僚はダメな場合は、応答をしないでしょう。大丈夫な場合は、それに応答してきてくれます。

ツールは用途によって使いわける

メールがいい場合もありますが、メールは基本P2Pです。ある人が、ある人に直接メッセージを書きます。受け取った人は、その時に時間があれば返信しますが、時間がないと、時間が経ってしまい他のメールに埋もれてしまいます。

また、それ以外の人が返信可能だったとしても、Toに入ってない人は、基本返信をしません。その点、SNSやチャットを使えば、プロジェクトに参加している人や、部内の有識者が、困っていると気がついた時に返信してくれます。メールとチャットやSNSは利用の仕方を分ける必要があります。

この様に、様々なITを使いこなすことで、リモートワークに必要なコミュニケーションがより良くなります。

因みに、iWorkが嬉しいのは、Apple製品には無料でバンドルされてきているからです。私は以前からMacを使っていますが、OpenOfficeを使ったり、iWorkを使ったり、なんとか、MS Officeに頼らない使い方を考えてきました。

しかし、お客様やパートナー様から、MSのパワポ形式で送って欲しいというニーズが多かったので、最初はiWorkのKeynoteをパワポ形式に変換して送っていたのですが、これをやると、同じプレゼンテーションがいろんなフォーマットに複製されて保存されてしまうので、モノホン(原本)がどこにあるかわからなくなってしまうのです。その為、ついにMac版のMS Officeを導入してしまいました。

iWorkの協働編集機能を皆さんが使う様になれば、パワポでなくてもいいという人が出てくると期待しております。その時には、iWorkにもう一度戻したい考えています。