帳票システム構築ノウハウ！～帳票システム構築前に知っておきたいこと～

今回は、「帳票システム構築前に知っておきたいこと」をご紹介します。

業務システムを構築する際に、帳票に関する検討が後回しになるのは何故でしょうか？ プロジェクトの終盤に検討されるケースも見受けられます。

私はこれまで多くのお客様の帳票システム構築に携わってきましたが、特に、マイグレーションなど大規模なシステム構築時に顕著に表れていると感じています。 「帳票」に携わっている私としてはこれを何とか変えたい！

「帳票」の検討はもっとプロジェクトの上流で行うべき

「作業指示書」や「受発注書」など帳票はビジネスする上で重要な役割を担っています。 帳票はプリンタへと出力されるだけでなく電子帳票システムへの登録やPDFへの出力などその利用法は様々です。このブログをお読みいただいている皆様の会社で「帳票が出ない、見えない」となった場合の影響を想像してみてください。「ぞっと」しますよね。業務が止まる危機です。 だからこそ、ITシステムを構築する際に、「帳票」の検討をもっとプロジェクトの上流で行うべきなのです。上流工程で検討することで、新たな発見もあると思います。

利用者が求めるこれまでと同様の帳票

今やITシステムを新規に構築することよりも、既存のシステムの更改に伴う開発がほとんどかもしれません。既存のシステムがある以上、その利用者がいらっしゃいます。その利用者はITシステムが変わっても、これまで同様の帳票を求めます。業務遂行に必要な帳票ですから当然のことです。また、ITシステムが変わるのであれば今まで以上に便利になることも期待します。

これからの帳票と新たな要件

これらを考慮すると、まずは、既存機能を担保できるか、検討する必要があります。
そのためには業務アプリケーションのフィット＆ギャップを行うことを帳票システムについても同様に行う必要があります。その上で、踏襲できない機能もあるかもしれません。しかし、それが本当に利用者が使っているかもわかりません。それらを利用者に確認するにも時間が必要です。後回しにはできない重要なことです。

もっと便利になると言えば、最近ではスマートデバイスの利用も要求が高くなるのではないでしょうか？例えば、出張先でスマートデバイスを活用して日々確認している帳票を閲覧できるとか、出張先に近い事務所でプリントしたいとか。そのためには今以上にセキュリティ面の強化が新たな要件として考慮すべきであることが見えてきます。これを上流工程で見越せることも、プロジェクト全体の手戻りを無くすポイントだと思います。

まとめ：帳票システム構築前に考えておきたいこと

IT部門としては、もっとITでビジネス貢献できるようにITシステムの利用価値を高めたい、そんな思いも、上流工程であれば検討できるかもしれません。もちろん、費用対効果を意識し、やるべきことと、やらないことの見極めも重要ですね。

次回は、「帳票システム構築前に知っておきたいこと」の第二弾をご紹介します。