私は、コールセンター業務を担当している関係から、多くのお客様のお問い合わせに触れることがありますが、その中でも帳票の「美しい」印刷結果に対する強いこだわりに接する機会が度々あります。
このこだわりに接する機会で多いのがお客様の印刷環境の変更のタイミングです。
「プリンタの追加、廃棄、入れ替え」
「サーバ機の入れ替え」
「ハードウェア故障」
「OSのバージョンアップやサポート切れ」
「アプリケーションのバージョンアップやサポート切れ」
など、タイミングは意外に多いと思います。
モノづくりの現場では、見慣れた帳票を使った運用が１日に何十回、何百回も行われています。そのため、非常に短い時間で数字や文字を読み取り、判断をすることが要求される場面も多く存在しています。そのため、帳票の見え方が少し変わると生産ラインはもとより、全業務へ影響を与える場合もあり得るので、帳票システムの変更、移行には細心の注意が必要とされます。
このような要件は、海外ではあまり話題になりません。海外で用いられる帳票の代表格「インボイス」、輸出入に使う請求書にあたるわけですが、罫線は記載事項の境目と表のタイトル部分くらいにしか使われていません。一方、日本人の作る帳票は罫線が非常に多く用いられていることが特徴です。
★海外帳票の代表「インボイス」
★われらが代表！日本の明細書
しっかり四角で囲って、金額欄などは、３ケタごとに縦に点線まで入っています。こんなにキッチリ作り込んでしまうと、ちょっと変更が入っただけでも、数字の印字が罫線に重なる場所が出てきたり、罫線との間隔が左右均等でなくなったりしてしまいます。そんな細かいところまで気を使って、帳票の「美しい」印刷結果が保たれるよう、設計者は帳票の変更、チェックの作業に当たらないといけないのです。
さて、タイトルにもしました「移行」の話になりますが、こんなに細かいところまで気を遣わなくてはいけない帳票を、更に少しのズレも生じないように新システムに移行することを現場の業務担当者は求めて来るワケです。
この移行に欠かせないのが日本製の帳票ツール。海外製品ではとても調整不可能な細かな設定を、カンタンに行え、完璧な調整作業を可能にします。縦方向、横方向への文字間隔をドット単位で補正したり、文字の倍率もやはり縦倍、横倍を1%単位で補正できるようになっていて初めて、上下左右がピッタリ四角枠の中に均等に収まった帳票を表現できるのです。
テスト用のデータにしても、金額欄や住所欄などが、見切れてしまわないかを確認するために最大桁数まで入力されたテストデータを用意して、実際に紙で印刷された結果を目視でチェックを繰り返します。
場合によっては、テスト用のプリンタが大型で高価なものである場合は、テストのたびに、何度も検証センターまで足を運んだりもします。こうやって何百という帳票を移行することが、新システムの安定した業務・運用を支えていくことになるのです。
実際の帳票システム移行では、お客様の固有の運用や機能要件があり、もっと注意すること、確認すべきことがたくさんあるのですが、それはまた別の機会に。
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