モデリング講座 第二弾です。
前回の話を受け、今回は"良い業務フローと悪い業務フロー"の違いについて話してみます。
私たちは様々なシーンで業務フローを記述します。さて、どんな時にどんな目的で、誰が、誰に対して業務フローを記述するのでしょうか?主な目的に「誰が」、「誰に」を加え、下表のように整理してみました。
(表1 業務フローを記述する目的)
# |
タイプ |
目的 |
誰が |
誰に |
1 |
業務マニュアル |
ある業務を実施する際の手順を記述し、新規業務担当者への説明・引継ぎ、業務の標準化のため |
業務の経験者、規定者 |
業務実行者 |
2 |
内部統制 |
財務報告に関わる部分について内部統制の整備状況を把握するため |
被監査会社(内部統制担当部署) |
監査人 |
3 |
ISO(※1)認証取得 |
ISO9001:品質マネジメントシステム、ISO14001:環境マネージメントシステムなどを取得し、社内向けの業務品質向上や社外向けの信頼を獲得するため |
ISO対象スコープの業務担当者 |
ISO認証機関 |
4 |
ITの業務要件定義 |
開発ベンダーまたは社内開発者のためにIT開発の背景となる業務内容を伝えるため |
開発対象の業務担当者・IT担当者 |
開発ベンダー、社内開発者 |
5 |
アウトソーシングの作業・責任範囲の特定 |
アウトソーシングのSLA(※2)の規定のため |
アウトソーシング対象業務担当者 |
アウトソーサー |
6 |
業務改善 |
業務改善のための現状業務の把握・課題の洗い出し、新規業務の検討、新業務の妥当性検証などのため |
業務改善担当者 |
業務担当 |
(※1) ISO: International Organization for Standardization
様々な分野の国際規格を策定する非政府組織
(※2) SLA: Service Level Agreement
サービスの提供事業者と発注者間で結ばれるサービスの定義、範囲、内容、達成目標等に関する合意内容
そもそもなぜ、業務フローを記述しなければならないのでしょうか?記述対象の「業務」には下記のような特徴があります。皆さんにも心当たりはありませんか?
カタチのない「業務」は人により捉え方が様々です。「業務」に対する認識が一致していなければ、前述した目的を達成することはできません。 そこで、捉えどころのない「業務」を明確にするために業務フローを作成するわけです。業務フロー記述の目的は下記の通りです。
「敵(目的)を知り己(業務)を知れば百戦危うからず」というわけです。
ただし、単発の狭い範囲の業務改善ならいざ知らず、目的を違わず、素早く達成するためには良い業務フローを記述する必要があります。さて、良い業務フローとはどのような業務フローでしょうか?良い業務フローは下記のような状態である必要があります。
なんだかコムズカシイですか?しかし、上記のような状態ではない「悪い」業務フローで、例えばITの業務要件定義を行ったらどうなるでしょうか?
よく聞くバグだらけ、納期遅延で、機能足らずのIT開発のデスマーチが発生します。上記は私が見聞きした本当にあった話です。ご愁傷様。。。
さて、後編では良い業務フローを書くためのコツをいくつかご紹介します。
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